在企业数字化转型的浪潮中，财务数字化成为众多企业提升管理效率、降低成本的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也遇到了诸多难题。而合思的出现，为动力源解决财务数字化难题提供了有力支持，尤其在发票生成与管理方面带来了显著的改善。
动力源：业务背景下的财务痛点困局
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。但随着时间的推移，问题逐渐显现。
首先，整体流程复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果差距较大。多系统操作让员工和财务人员苦不堪言，操作体验极差。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，报销数据则需财务手工录入，发票验真等工作也只能靠手工进行。这不仅导致假票等情况难以避免，还让基础性工作占据了大量时间，使得发票生成与管理的效率极为低下。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题严重影响了财务工作的开展。同一个报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动，财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，这在发票生成与管理过程中，无法及时对发票数据进行整合和分析，影响了决策的准确性。
再者，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了发票生成与管理的难度。
合思方案：为动力源量身定制的财务良方
面对动力源的诸多难题，合思为其提供了一套全面的解决方案，在发票生成与管理方面发挥了重要作用。
– 系统集成：打通数据流通脉络
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为发票生成与管理提供了准确的数据基础。通过系统集成，不同系统间的数据能够顺畅流通，避免了数据分散和重复录入的问题，提高了发票生成的准确性和效率。
– 无需报销：革新发票管理模式
合思推出的无需报销模式，为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了发票生成与管理的流程，减少了人工干预，降低了错误率。
– 强大连接：打破数据流转壁垒
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转壁垒，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在发票生成与管理过程中，能够及时获取相关业务数据，实现发票信息的实时更新和准确管理。
实施步骤：稳步推进方案落地
合思与动力源合作后，按照科学的步骤推进解决方案的实施。
– 系统集成先行
合思首先进行系统集成工作，将动力源相关系统的数据与合思费控同步。确保基础数据和业务数据的流通，为后续的发票生成与管理工作搭建了坚实的基础。通过系统集成，不同系统间的数据能够相互关联，实现了数据的统一管理，提高了发票数据的准确性和完整性。
– 推广无需报销模式
在系统集成的基础上，合思积极推广无需报销模式。引导员工在因公消费时使用合思商城等平台，享受免垫资等便利。同时，让财务人员逐渐适应新的对账和结算流程。这一过程中，员工和财务人员对新的发票生成与管理模式有了更深入的了解和熟悉，为方案的顺利实施提供了保障。
– 持续优化系统连接
合思不断优化系统连接，利用开放接口和自定义流程引擎技术，保障各系统间数据的高效流转和业务的顺利处理。在发票生成与管理方面，持续优化能够确保发票数据的实时更新和准确传递，提高了发票管理的效率和质量。
成果展现：财务数字化转型的显著成效
经过一段时间的实施，合思的解决方案为动力源带来了显著的成果，在发票生成与管理方面效果尤为突出。
– 操作体验革新
多系统集成，数据互通，使得操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%。在发票生成与管理过程中，员工无需在多个系统间切换，操作更加便捷，提高了发票生成的效率。
– 成本大幅节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。自动生成发票、绑定发票明细、生成凭证等功能，减少了财务人员的手工操作，降低了人力成本。同时，提高了发票管理的准确性，减少了因错误导致的成本增加。
– 员工体验提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短员工填报时间，简化报销流程，提升使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这不仅提高了员工的满意度，也有利于发票生成与管理的规范化。员工能够更及时、准确地提交消费信息，为发票生成提供了可靠的依据。
– 费控合规高效
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，节省更多精力做更有价值的工作。在发票生成与管理方面，智能制单确保了发票的合规性和准确性，同时提高了财务审批的效率。
动力源反馈：高度认可合思解决方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，尤其是在发票生成与管理方面带来的便利和提升。
在当前企业数字化转型的大趋势下，财务数字化成为企业提升竞争力的重要手段。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已帮助众多像动力源这样的专精特新企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化难题，不妨选择合思，开启高效财务之旅。现在点击免费试用，亲身体验合思在发票生成与管理方面的卓越能力。
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