合思档案：解锁企业档案管理新境界，助力成本控制差旅

在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度在各行业快速扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革虽为企业带来了便利，但也让企业财务档案管理直面新挑战。

在纸电混合时代，企业在档案管理方面面临诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要耗费大量资金用于纸张、印刷等，还需要占用大量的存储空间用于存放档案柜和档案室。而且，档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员则面临着档案数据量大、整理耗费时间、工作枯燥繁复的问题。大量的纸质凭证需要手工装册归档，重复性工作量极大。同时，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，使得财务人员的工作效率低下。

业务人员在报销流程中也备受困扰，繁琐的流程耗费大量时间，降低了工作效率。此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等，都给企业带来了巨大的损失。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。但目前，企业在归档、储存环节仍存在纸质文件储存的问题，信息化建设亟待“恶补”。

合思档案：一站式解决企业档案管理难题

面对企业在档案管理方面的诸多痛点，合思档案应运而生。它是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案就像一位智能的档案管理专家，为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，保证管理合规性。

对于企业CEO/高管来说，合思档案能助力决策数智化，为其沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。

对于归档员/财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。

对于外部审计人员，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

全生命周期管理：合思档案功能概览

合思档案的功能十分强大，涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，以及外部系统的核算系统（费控系统、资金系统等）和业务层的银行回单、发票等，能实现电子会计档案全生命周期管理。

• 多源采集：数据获取更灵活
  在多源采集方面，合思档案提供了多种方式。接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。手动采集可自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：高效组装档案
  智能制档是合思档案的一大特色。规则引擎可自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。字段映射查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式：降低存储成本
  合思档案的专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。

核心亮点：多维度调阅与数电票全流程管理

合思档案具有多个核心亮点，为企业提供了更优质的档案管理服务。

• 共享调阅：满足多维度需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）有不同的查询方式，提高了工作效率。

• 数电票全流程管理：实现闭环自动化
  数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，让企业在数电票管理方面更加轻松。

• 证据链完整性：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

• 实物备查：线上线下高度关联
  实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。服务实物档案全流程线上化管理，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景，让实物档案管理更加高效。

价值体现：降本增效与合规管理并行

合思档案为企业带来了显著的价值。

• 降本增效：收紧企业钱袋子
  合思档案能显著降本增效，更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，降低企业档案管理的显性和隐性成本。

• 业财融合：让数据活起来
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现业财融合，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。

• 合规管理：满足政策要求
  合思档案实现资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，满足企业合规管理要求，符合国家政策对电子会计档案管理的规定。

典型使用场景：适配不同企业规模与行业

合思档案适用于不同规模和行业的企业。

• 海量单据企业：高效管理档案
  对于年单据量2.6亿的企业，合思档案可解决会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。它能实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。

• 集团型企业：标准化落地
  对于集团型企业，合思档案可解决档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。通过安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。

• 多系统互联企业：统一储存与管理
  对于多系统数据互联的企业，合思档案可解决低效的档案管理现状和档案管理痛点。通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，节省成本。

• K12民办教育集团：简化会计管理流程
  对于K12民办教育集团，合思档案可解决低效的档案管理现状（采集、存储、整理、利用方面的问题）。通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

成功案例：见证合思档案实力

多个企业的成功案例见证了合思档案的强大实力。

• 海量单据企业案例
  年单据量2.6亿的企业，痛点是会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。合思档案的解决方案是多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量、单据总量多，数据加载和关联匹配时间短，关联次数多。

• 集团型企业案例
  集团型企业的痛点是档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等。合思档案的解决方案是安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效是实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升，存储空间成本和纸张打印成本减少。

• 多系统互联企业案例
  多系统数据互联的企业，痛点是低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的解决方案是数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效是统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，节省成本，如装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本均大幅减少。

• K12民办教育集团案例
  K12民办教育集团的痛点是低效的档案管理现状（采集、存储、整理、利用方面的问题）。合思档案的解决方案是数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位与差异化优势：领先的单套制解决方案

合思档案在市场上具有独特的定位和差异化优势。

它是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，具有广泛连接业财系统、实现自动匹配、应收尽收的优势。

同时，合思档案拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。其功能模块丰富，涵盖发票、单据、凭证等多个方面，具有大数据解决方案、档案扩展解决方案等多种特色解决方案，能为企业提供全方位的电子会计档案管理服务。

总结与展望

合思档案能帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

它通过提供多种解决方案和功能，能显著降本增效，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保证管理合规性，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。同时，能满足不同角色（CEO/高管、归档员/财务、外部审计）的需求，助力企业决策数智化、提高工作效率、实现档案外审在线化等。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代，拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，满足企业不断发展的档案管理需求。它将继续加强技术创新，提升数据处理能力和安全性，为企业提供更强大、更智能的电子会计档案管理解决方案。同时，积极响应国家政策，助力企业实现合规管理和绿色低碳运营，推动电子会计档案管理行业的发展。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了实现成本控制差旅，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已获得众多企业客户的认可，服务7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人。选择合思档案，让您的企业档案管理更高效、更合规。立即联系合思，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号和小程序了解更多信息，还能免费试用，开启企业档案管理数字化转型之旅。