电子发票政策下，合思档案助力企业会计档案管理数字化转型

在企业的传统会计档案管理中，诸多痛点如影随形。企业高管常常抱怨，纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金在纸张、存储设备等方面，而且占据了大量的物理空间。同时，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。

财务人员也有一肚子苦水。档案数据量庞大，整理工作繁琐耗时，需要手动逐一匹配、核对确认，这种枯燥繁复的工作极大地消磨了他们的工作热情。业务人员同样烦恼，出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费了大量时间和精力。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的会计档案管理带来了巨大挑战。

在电子发票政策的推动下，合思档案解决方案应运而生，为企业解决这些痛点提供了有力的支持。

合思档案全景蓝图：多元方案铸就管理新篇

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

在管理方面，便捷调阅无需打印，混序归集也无需组装，实现了电子档案和纸质档案的有效管理。其大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询，大大提高了档案管理的效率。

核心功能探秘：采集制档管理应用优势尽显

• 多源采集：灵活集成数据无忧
  基于跨系统数据集成的要求，合思档案提供自动生成式Open API，实现快速集成。同时，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也有多种便捷的手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和灵活性。

• 智能制档：关联匹配数据整合
  合思档案的会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散数据整合形成完整的业务链组合数据。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，实现了凭证数据业务化、业务数据财务化。并且，“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全和可用。

• 档案管理：精准管控灵活扩展
  在档案管理方面，权限管理精准细致，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，确保档案管理的规范性和安全性。

• 档案应用：多维检索一站式服务
  合思档案的多维检索功能满足了多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时，支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理全流程实现线上化管控。

用户收益剖析：降本增效合规保障数据赋能

• 显著降本增效：节约成本提升效率
  合思档案能够为企业带来显著的降本增效效果。它可以节约纸张成本和整理成本，例如能为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本。同时，检索效率提升90%，实现档案不打印，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”，在当前经济环境下，为企业节省了大量的资金和人力。

• 补足信息化空白：拉通业财税档链路
  合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，成为闭环全量业财系统的“连接器”。它使得企业的业务、财务、税务和档案管理实现了无缝对接，提高了企业的整体运营效率。

• 激活数据价值：从数据到决策
  合思档案真正让企业利用档案数据，实现数据价值，让数据“活起来”。通过对档案数据的分析和挖掘，企业能够从数据中获取有价值的信息，为决策提供有力支持，实现从数据到决策的转变。

• 提升管理能效：实现企业效益最大化
  合思档案实现了前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效，使企业能够实现效益最大化。它优化了企业的管理流程，提高了管理的精准度和科学性，为企业的发展提供了有力保障。

典型场景展示：不同场景彰显卓越适用性

• 单套制场景：线上管理高效合规
  在单套制场景中，业务及管理流程包括实物流转和电轨运行。实物流转涉及业务流转、档案采集、档案制档、档案管理和财务入账等环节；电轨运行实现了线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，符合电子发票政策的要求。

• 档案扩展场景：扩展范围高效管理
  生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理。

• 证据链完整性检测场景：保障财务合规
  通过可视化的规则引擎，合思档案提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，适应电子发票政策下对财务合规的严格要求。

• 数电票场景：全流程闭环管理
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，与电子发票政策紧密契合。

客户成功见证：实际应用凸显卓越成效

• 某企业：业财一体降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，简化装订流程等解决方案。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化程度高，企业成本降低，数据指标良好。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

• 某集团型企业：标准化落地合规环保
  某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：统一存储全生命周期管理
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 某教育集团：简化流程高效管理
  某教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在电子发票政策的大背景下，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。众多客户的成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性。选择合思档案，让企业的会计档案管理更轻松、更高效。立即联系合思档案团队，开启企业会计档案管理的新篇章，还可免费试用合思档案解决方案，体验其卓越的功能和价值。