自动化发票处理助力企业档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票将实现全覆盖，这一政策的推进让企业财务档案管理直接面对新的挑战，其信息化建设急需加快步伐。

在纸电混合的时代背景下，企业不同层级的人员都在档案管理方面遭遇了诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的困境，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差招待后进行报销时，纸质票据的流程繁琐，耗费大量时间。

传统档案管理还存在着多种成本问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大，极大地浪费了企业资源。高隐形成本导致内部协作滞后，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。高合规风险则造成财税管理低效，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然没有解决纸质文件储存的问题，数据存储仍依赖线下载体。

面对这些问题，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，而合思档案产品应运而生。

合思档案：科技赋能的档案管理专家

北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，承载着解决企业档案管理难题的使命。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。

合思档案致力于解决企业内外交困的档案管理问题，能够为企业带来显著的效益提升。它可以70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%提升检索效率、100%保障管理合规性。

值得一提的是，合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供全方位、高质量的服务。

自动化发票处理背后的核心功能解析

• 智能采集：多渠道融合的自动化发票处理
  合思档案的智能采集功能是其实现自动化发票处理的重要基础。外部生态通过规则引擎、业务映射等进行采集，内部通过EAI插件、API接口等进行采集，支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。例如，它预置了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，为自动化发票处理提供了丰富而准确的数据来源。

• 智能制档：高效精准的自动化发票处理流程
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。这一过程整合了零散数据，形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。同时，通过“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保了自动化发票处理的准确性和合规性。

• 档案管理：灵活安全的自动化发票处理保障
  合思档案的档案管理功能为自动化发票处理提供了有力的保障。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，确保自动化发票处理过程中的数据安全和管理的灵活性。

• 档案应用：便捷高效的自动化发票处理体验
  档案应用功能为用户带来了便捷高效的自动化发票处理体验。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，让用户能够快速准确地获取所需的发票信息。

合思档案对比传统管理优势尽显

传统档案管理存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。而合思档案在自动化发票处理方面具有显著优势。它能实现应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。

在数据存储和查询方面，传统档案管理效率低下。而合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，为自动化发票处理提供了强大的技术支持。

在档案整理和组装方面，传统档案管理依赖大量人工。合思档案的规则引擎可自动组装档案，关联任务执行进度可视化，还提供辅助人工整理的功能，如关联检索、全文检索等辅助功能，手工关联、手工解绑等修正操作，使自动化发票处理更加高效准确。

在权限管理和档案目录设置上，传统档案管理不够灵活。合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限；支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键等，灵活拓展档案目录框架，满足企业多样化的自动化发票处理需求。

真实案例见证自动化发票处理成效

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，实现了管理自动化，企业成本降低，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，充分展现了自动化发票处理的高效性。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，体现了自动化发票处理在大型企业中的重要价值。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，证明了自动化发票处理对企业降本增效的重要作用。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，凸显了自动化发票处理在教育行业的应用优势。

合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，能够帮助企业解决传统档案管理中的各种问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的有限资源得到更有效的利用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。未来，合思档案将不断提升产品性能和服务质量，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案有望进一步拓展市场，帮助更多企业实现财务档案管理的全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。

如果您想体验自动化发票处理带来的高效便捷，不妨点击免费试用合思档案产品，开启企业档案管理的数字化新篇章。