在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了新的考验，信息化建设成为了亟待补齐的短板。因数电票管理要求的独特性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合的时代背景下，企业各层级人员在档案管理方面都面临着诸多痛点。企业高管头疼于纸质档案管理成本居高不下，不仅耗费大量资金，还占据大量存储空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗时漫长，还枯燥繁琐；业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程更是耗费了大量的时间和精力。
企业在档案管理上还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的档案管理带来了极大的困扰。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的难题，无法保证档案的原生性，难以实现企业的全面数字化。
面对这些问题，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的档案管理解决方案，尤其在票据归档流程方面具有显著优势。
多元方案，适配企业多样需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配，确保档案应收尽收。
单套制解决方案为企业的票据归档流程带来了革命性的变化。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装的高效模式。业务及管理流程涵盖了实物流转和电轨运行，仅通过线上一套电子数据进行管理，就能保证财务档案证据链的完整。纸质原文件可以混序归档，大大提高了归档效率，确保会计档案应收尽收且符合合规要求。
档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性。企业可以自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，让票据归档流程更加个性化。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，为企业提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，为企业的财务合规提供了有力保障，确保票据归档流程的严谨性。
核心功能，提升档案管理质效
合思档案拥有一系列强大的核心功能，在提高档案管理效率和质量方面表现卓越，极大地优化了票据归档流程。
– 多源采集：灵活高效的信息汇聚
多源采集功能支持接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式。在接口互联方面，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统的会计资料。手动采集则支持多种便捷补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了票据等档案信息能够准确、快速地汇聚到系统中，为后续的归档流程奠定了坚实基础。
– 智能制档：自动化的高效处理
智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够实现不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还提供辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，方便财务人员实时掌握制档进度。通过字段映射实现查阅便捷，完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，使票据归档流程更加智能化、高效化。
– 档案管理：精准规范的管控体系
档案管理功能具备权限管理精准管控、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等特点。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，确保档案信息的安全性和保密性。支持自定义档案目录分类、字段自定义维护，满足企业多样化的档案管理需求。根据国家档案行业标准规范预置档号，并支持企业自主扩展，使票据归档流程更加规范、有序。
– 档案应用：全方位的数字化利用
档案应用功能实现了多维检索、一站式预览穿透联查和多场景档案应用。支持按凭证维度、业务维度自定义查询，方便企业快速定位所需档案信息。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯，使档案信息的关联性更加清晰。包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用，电子与实物档案高度融合，实现了档案全场景数字化利用，让票据归档流程后的档案利用更加便捷、高效。
成功案例，见证实际应用价值
合思档案在不同类型的企业中都得到了广泛应用，并取得了显著的管理成效和价值，优化了企业的票据归档流程。
– 海量单据企业：实现业财一体与降本增效
对于年单据量高达2.6亿的企业来说，会计档案纸电混合难管理和手工作业低效费力是亟待解决的痛点。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化和简化装订流程等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。数据指标表现优异，如凭证与单据关联次数达350亿次等，大大提高了票据归档流程的效率和准确性。
– 集团型企业：推动标准化与低碳环保
共享中心统建的集团型企业面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力和实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，同时做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，让票据归档流程更加规范、高效。
– 多系统互联企业：实现数据共享与全生命周期管理
多系统数据互联的企业存在着低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案通过数据集成、业务检测和跨系统调阅等单套制管理方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，显著优化了票据归档流程。
– 教育集团企业：简化流程与提高效率
中国最大的K12民办教育集团之一在档案管理的采集、存储、整理和利用等环节都存在低效的问题。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理等单套制管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，让票据归档流程更加顺畅。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案始终坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。众多客户如世界500强的海亮教育、2023年中国500最具价值品牌的徐福记等都对合思档案给予了高度评价。
合思在全国多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想革新票据归档流程，实现财务数字化转型，不妨立即与合思联系，开启免费试用，踏上高效档案管理之旅。
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