在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，宣告着企业财务档案管理新时代的到来。数电票以其独特的XML格式存档要求以及XBRL文件需写入财务入账信息的规定，让企业不得不直面“数字化凭证时代”的新挑战。而传统的档案管理方式，在这个新时代面前，显得捉襟见肘。
纸电混合时代，企业的不同角色都在传统档案管理中遭遇了重重困境。企业高管们看着巨额的纸质档案管理成本和庞大的储存占地，却难以从杂乱无章的档案数据中挖掘出有价值的信息用于企业决策。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥繁复，耗费了大量的时间和精力。业务人员在出差、招待后，还需面对报销纸质票据留存再上交的繁琐流程，效率低下。
传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大等问题，还隐藏着高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用等。更令人担忧的是，高合规风险时刻笼罩着企业，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。即使企业在数字化推行过程中通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在，无法保证档案原生性，难以实现企业全面数字化。
面对这些困境，企业急需一套智能化财务解决方案。而合思档案，正是这样一款应运而生的产品，为企业提供了全方位的财务档案管理新思路。
多元角色解决方案：合思档案赋能企业各层
合思档案针对企业不同角色的需求，量身定制了相应的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的财务助手，能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，降本增效是企业的重要目标，合思档案借助数字化手段，不仅能节约档案管理成本，提升档案利用效率，还能推动企业实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。
归档员/财务人员在合思档案的帮助下，能够彻底告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量。
合思档案提供的领先单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了一套完整的智能化财务解决方案。
核心功能优势：合思档案引领智能管理新风尚
合思档案具备一系列强大的核心功能，与传统方式相比，优势显著。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等多渠道采集会计资料，支持多种格式。无论是单张PDF大文件，还是多张回单、发票，都能自动切割。同时，用户还可以自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入，大大提高了数据采集的效率和准确性。
智能制档功能更是让财务人员的工作变得轻松高效。通过规则引擎，它能自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的凭证、单据等核心会计凭证，减少90%的人工匹配工作量。字段映射功能让查询更加便捷，“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用，为企业的财务数据安全提供了坚实的保障。
在档案管理方面，合思档案支持权限管理精准管控。企业可以自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，确保数据的安全性和保密性。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，为企业提供了更加个性化、规范化的档案管理服务。
档案应用功能则满足了企业多场景的查询需求。多维检索功能支持按多种维度自定义查询、全文检索和批量检索，让用户能够快速找到所需的档案信息。一站式预览功能可以穿透联查多种类型凭证票据，外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等全流程线上化管控，为企业提供了更加便捷、高效的档案使用体验。
实际应用案例：合思档案展现卓越成效
合思档案在不同类型企业的实际应用中，展现出了卓越的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务和财务数据的穿透联查，让会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本降低，流程精简，财务人员的工作效率得到了显著提升。
某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理导致财务信息难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，同时达到了低碳环保的效果。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理问题众多。合思档案的数据集成方案实现了统一储存，业务检测方案保证了业务证据链完整，跨系统调阅方案实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档和整理问题多，档案利用不便。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询和以电子借阅为主的方式，让档案利用更加简便高效。
在当前的经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款智能化财务解决方案，拥有广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能够满足企业不同阶段的电子会计档案管理需求。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，都已经选择了合思档案，这足以证明其可靠性和实用性。
如果您的企业也想抓住数字化转型的机遇，实现降本增效和合规管理，不妨选择合思档案。您可以通过拨打400 – 105 – 6505咨询电话，访问网站www.hosecloud.com，或者通过微信公众号和小程序了解更多信息。现在就来免费试用合思档案，开启企业财务数字化转型的新篇章！
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
