发票归档数字化：合思档案引领企业会计档案管理新变革

在当今纸电混合的时代，企业在传统会计档案管理方面遭遇了重重困境。企业高管常为纸质档案管理成本居高不下而忧心，不仅花费巨大，还需占用大量的储存空间，而且档案数据犹如深埋地下的宝藏，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷档案数据的“汪洋大海”，面对海量的数据，整理工作耗时耗力，手动逐一匹配、核对确认的流程枯燥又繁复。业务人员也对出差、招待后的报销流程怨声载道，纸质票据留存再上交的过程繁琐至极。

传统会计档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高昂，以及对档案室和档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用；高合规风险包括电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等情况。

尽管企业在推行数字化的过程中，通过多种系统建设解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，这无疑影响了企业全面数字化的进程。随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理面临着新的挑战，如数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等，而企业却缺乏专业的电子会计档案管理平台来适应这些要求。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了发票归档数字化的优质解决方案。

合思档案：多场景档案管理的智慧之钥

合思档案是一款领先的单套制电子会计档案管理平台，它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。通过广泛连接业财系统，合思档案能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

它具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，无论是电子档案还是纸质档案，都能实现有效的管理，为企业解决了内外交困的档案管理问题。在发票归档数字化方面，合思档案通过多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等端到端全流程自动化操作，为企业提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持9类电子凭证的相关操作，实现了数电票全流程闭环管理。

此外，合思档案的档案扩展解决方案可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，进一步提升了企业在发票归档数字化方面的能力。

核心功能亮点：数据处理与档案管理的卓越优势

合思档案拥有一系列强大的核心功能亮点，在数据处理和档案管理方面展现出了卓越的优势。
– 大数据解决方案：海量数据处理的利器
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。在发票归档数字化过程中，能够快速准确地处理大量发票数据，为企业节省了大量时间和精力。
– 智能制档功能：自动化关联的智慧之选
智能制档功能通过规则引擎实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。这使得发票与其他相关档案的关联更加精准和高效，为企业的发票归档数字化提供了有力支持。
– 多源采集功能：灵活多样的数据获取方式
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持手动采集，提供多种便捷手动数据补录方式。这种灵活多样的数据获取方式，确保了企业在发票归档数字化过程中能够全面、准确地收集发票数据。
– “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：数据安全的坚实保障
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。在发票归档数字化过程中，能够有效保证发票数据的质量和安全性。

用户收益：降本增效与合规管理的双赢之路

企业使用合思档案能够获得显著的收益，实现降本增效和合规管理的双赢。
– 显著降本增效
合思档案能够帮助企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约70%的纸张成本和75%的整理成本。同时，它还能提升90%的检索效率，保障100%的管理合规性。在发票归档数字化方面，大大降低了企业在发票管理上的成本，提高了工作效率。
– 数据价值挖掘
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”。企业能够真正利用档案数据，实现数据价值，为企业的决策提供有力支持。发票数据作为企业重要的财务数据，通过合思档案的管理，能够更好地发挥其价值。
– 资源重组与效益最大化
合思档案实现了前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，满足了企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。对于不同角色的用户，也有不同的收益。CEO/高管可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效；归档员/财务可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理；外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少与财务的重复沟通。

典型场景：发票归档数字化的多元应用

合思档案在多个典型场景中展现了其在发票归档数字化方面的强大应用能力。
– 报销业务场景：构建完整档案证据链
在报销业务场景中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联和管理。通过可视化的规则引擎，它将发票、报销单、回单、凭证等零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并进行完整性检测。这使得企业在报销业务中的发票管理更加规范、高效。
– 数电票管理场景：全流程自动化解决方案
在数电票管理场景下，合思档案提供了从获取环节到业务环节再到入账和归档环节的端到端全流程自动化解决方案。它支持企业/员工通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取数电票，支持手工下载及自动匹配、下载xml文件。在业务流转过程中，能够上传、回写业务信息等，最后完成财务入账和档案归档。这种全流程自动化的管理方式，极大地提高了数电票管理的效率和准确性。
– 实物档案管理场景：纸电混合阶段的有效管理
在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。它支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，可根据实际档案管理场景搭配，还支持集团共享批量作业，实时监控实物档案归档进度，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。在发票管理方面，对于纸质发票的管理也能做到精准定位和有效管理。
– 档案调阅场景：满足多维度查阅需求
共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于不同人员快速查找完整业务链数据。在发票归档数字化后，企业人员能够更加方便地查阅发票相关信息。

客户成功案例：发票归档数字化的实践见证

合思档案拥有众多成功案例，证明了其在发票归档数字化方面的实际效果。
– 某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，在数据加载、关联匹配等方面表现出色，凭证与单据、单据与单据关联次数众多。
– 某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，在整理匹配效率、存储空间成本、纸张打印成本等方面有明显改善。
– 某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了良好的管理成效，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，在成本效益对比上有大幅节省。
– 某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，发票归档数字化已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供专业的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。合思档案拥有众多成功案例，得到了海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等客户的认可和好评。选择合思档案，企业能更好地享受数字化转型带来的降本增效。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您想体验发票归档数字化带来的高效便捷，不妨点击免费试用，开启高效的会计档案管理之旅。