在数字化浪潮奔涌向前的当下，电子凭证数字化转型已然成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票的应用。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
然而，传统纸质档案管理模式却在这一变革中显得捉襟见肘，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档环节，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，查找纸质档案受到时间和空间的双重限制，不仅耗费大量时间，还无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更为关键的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的电子凭证数字化转型提供了有力的解决方案。
合思档案：财务数智化的全面赋能者
合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。公司凭借敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多的净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案作为合思推出的核心产品，是一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。它以合规性自动化为核心优势，为企业的财务档案管理带来了全新的变革。通过先进的技术和创新的理念，合思档案能够有效解决传统纸质档案管理中的诸多问题，实现财务档案管理的数字化、智能化和高效化。
核心功能：合规性自动化驱动全生命周期管理
合思档案以其强大的核心功能和独特的优势，实现了电子会计档案的全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在整个过程中，合规性自动化贯穿始终，确保每一个环节都符合相关法规和企业内部管理要求。
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智能采集：开放互联，精准高效
在档案采集环节，合思档案采用开放式接口互联的方式，支持自主采集。通过与外部生态（如OCR识别、RPA技术等）以及内部系统（如EAI插件、API接口等）的深度集成，能够快速、准确地采集各类电子凭证。同时，对于大文件，系统会自动进行切割处理，对数电票实现自动化解析，确保数据的完整性和准确性。这种智能采集方式不仅提高了工作效率，还大大降低了人工操作的误差，实现了合规性自动化采集。 -
档案制档：智能关联，严格检测
档案制档环节是保证档案质量的关键。合思档案能够实现智能关联和自动组装，将相关的单据、发票和凭证进行精准匹配。同时，系统会进行四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）、业务检测以及自定义版式文件的生成，确保档案的合规性和规范性。通过合规性自动化的制档流程，有效避免了人工操作可能带来的错误和风险，提高了档案的质量和可信度。 -
档案管理：精准管控，灵活扩展
在档案管理方面，合思档案具备精准的权限管控功能，能够根据不同用户的角色和职责，灵活分配档案的访问权限。同时，档案目录可以根据企业的需求进行灵活扩展，方便企业对档案进行分类管理。此外，系统还支持水印管理，档号符合国标要求，确保档案的安全性和规范性。通过合规性自动化的管理手段，企业能够更好地保护档案数据的安全，提高档案管理的效率和水平。 -
档案利用：多维检索，便捷服务
档案利用环节是档案管理的最终目的。合思档案提供多维检索功能，用户可以通过多种条件进行快速、精准的档案查找。同时，系统支持一站式预览和在线借阅，方便用户随时随地查阅档案。此外，合思档案还支持异构系统联查，实现了实物混序归档和可视化盘点档案数据。在整个档案利用过程中，合规性自动化确保了档案的合法使用和安全共享，为企业的决策提供了有力的支持。
应用案例：合规性自动化成效显著
合思档案的强大功能和优势在众多企业的实际应用中得到了充分验证。以下是两个典型的应用案例，展示了合思档案如何通过合规性自动化帮助企业实现降本增效和财务数智化转型。
- 好想你健康食品：高效减负，成本骤降
好想你健康食品股份有限公司在引入合思档案后，取得了显著的成效。通过打破数据壁垒，实现数据同源，合思档案为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查功能大大提升了工作效率。同时，自动组装功能使得审计工作更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，有效提升了审计效率。此外，借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配，查阅者只需查询电子档案即可定位实物位置。
使用合思档案后，好想你健康食品股份有限公司减少了90%的人工耗时，总部接收环节减少了80%的管理耗时，借阅管理环节减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。合规性自动化在这一过程中发挥了关键作用，确保了企业财务档案管理的高效、准确和合规。
- COMMUNE幻师：智能归档，效益飞升
COMMUNE幻师上线合思档案电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。通过合规性自动化的流程，系统能够自动完成档案的采集、制档和管理工作，大大减少了人力成本。同时，系统还能够对档案数据进行深度分析，满足企业的内审需求。
方案实施后，COMMUNE幻师的纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本高达5000万元，报销效率提升了300%。合规性自动化不仅帮助企业实现了降本增效，还提高了企业的财务管理水平和决策能力。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合规性自动化已成为企业财务档案管理的关键要素。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，借助合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案以其强大的功能、显著的成效和合规性自动化的优势，助力众多企业解决了纸质档案管理的难题，实现了财务数智化转型。
企业应抓住电子凭证数字化转型的契机，选择合思档案开启高效财务管理之旅。现在，你可以免费试用合思档案，亲身感受合规性自动化带来的全新体验，让有限的资源发挥出更大的价值。
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