在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统财务档案管理模式却在这场变革中显得捉襟见肘。许多企业在财务归档时，往往需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。而且，大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。更重要的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已经无法满足现代企业的管理要求。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了高效、便捷的财务档案管理解决方案。
合思档案：打通全流程的智能蓝图
合思档案是一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。它致力于实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业提供电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案整合了外部生态和内部系统的多种技术。外部生态中，采用OCR识别、RPA技术等，能够快速、准确地识别各类票据信息；内部系统则通过EAI插件、API接口等，实现与企业现有系统的无缝对接。预归档服务集成了多种功能，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续处理提供了坚实的基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，确保档案的安全和有序管理。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供有力支持。
合思档案的解决方案致力于打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。通过建立完整的财务证据链，它能够实现全面无纸化，让企业的财务数据更加透明、准确。其全流程合规化、自动化、数字化的特点，在档案采集、制档、管理和利用等各个环节都得到了充分体现。在档案采集上，开放式接口互联，企业可以自主采集各类档案数据，大文件自动切割，数电票自动化解析，提高了采集效率。档案制档环节，智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的准确性和合规性。档案管理方面，精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理和档号符合国标要求，保障了档案的安全和规范。档案利用则提供了多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据等功能，让档案的利用更加便捷高效。这些功能的实现，都是重要的效率提升措施，能够帮助企业在财务档案管理方面节省大量时间和精力。
核心优势：降本增效的价值利器
合思档案具有众多核心功能与优势，能够为企业带来显著的价值。其中，自动化归档是其一大亮点。通过自动化归档，企业可以告别重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，这也是重要的效率提升措施之一。
在降低成本方面，合思档案表现出色。以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。这些实实在在的成本节约，能够为企业带来可观的经济效益。
合思档案还实现了全生命周期管理，从档案采集到利用的各个环节都有相应的高效处理方式，保障了财务档案管理的合规性和准确性。它能够满足多场景需求，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。例如，高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，为企业内审提供了有力支持。这些功能的应用，无疑是企业提升财务档案管理效率的重要效率提升措施。
应用案例：多行业的成功实践
合思档案在多个行业都有成功的应用案例，展示了其在不同行业的实际效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。通过合思档案的应用，该公司减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。这些效率的提升和成本的降低，都是合思档案作为效率提升措施发挥作用的体现。
餐饮行业的COMMUNE幻师，上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这一案例充分展示了合思档案在餐饮行业的强大优势，为企业提供了有效的效率提升措施。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万以上，档案合规性达到了100%。合思档案帮助该企业在档案管理方面实现了质的飞跃，成为企业提升管理效率的重要效率提升措施。
数字阅读行业的帆书，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。这些数据表明，合思档案在数字阅读行业同样能够发挥重要作用，是企业提升运营效率的有效效率提升措施。
抓住机遇：选择合思档案开启新征程
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。成立以来，已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思在全国拥有广泛的服务网络。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
合思档案拥有众多成功案例，涵盖食品、餐饮、家居、数字阅读等多个行业，能够为不同企业提供有效的财务档案管理解决方案。在电子凭证全流程无纸化时代已经到来的今天，企业应顺应趋势，抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案，让有限的资源发挥更有效的作用。
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