在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力、实现可持续发展的关键。北京合思信息技术有限公司，自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助众多企业挖掘出更多净利润，在财务文件管理领域展现出卓越的实力。
北京动力源科技股份有限公司，成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。该公司拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，组织架构极为复杂。鉴于其业务的多元性和代表性，动力源成为了合思进行财务数字化转型实践的典型案例。接下来，让我们一同深入了解动力源在财务数字化转型前的困境，以及合思为其提供的解决方案。
动力源：转型前的财务文件管理困局
动力源在2011年就前瞻性地开启了财务数字化转型和业财融合的征程。然而，尽管自建了多个系统，但整体的财务文件管理流程依然复杂繁琐，系统之间的壁垒如同难以跨越的鸿沟，实际效果与预期相差甚远。
多系统操作给员工和财务人员带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量的时间和精力，还容易出现操作失误。而财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入，发票的验真、查重等工作也都需要手动完成。这就导致了假票、错票、重票等情况时有发生，极大地影响了财务文件管理的准确性和合规性。
同时，系统的割裂使得数据分散在各个角落，信息滞后严重。同一个报销信息，审批、预算、差标等管理工作分散在多个系统中，无法实现及时联动。这使得财务制度难以落地实施，企业在财务文件管理方面面临着诸多挑战。
合思：量身定制的财务文件管理解决方案
面对动力源的困境，合思凭借其专业的能力和丰富的经验，为其提供了一套全面的解决方案。合思采用了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的产品组合，全方位满足动力源在财务文件管理方面的多方面需求。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了系统之间的壁垒，使得数据能够在不同系统之间流畅流通，为财务文件管理提供了更加准确和及时的数据支持。
此外，合思还推出了无需报销方案。在这个方案下，业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，实现了消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一方案大大简化了报销流程，提高了财务文件管理的效率。
方案落地：有条不紊的项目推进
合思与动力源于2021年正式展开财务数字化合作。在项目推进过程中，历经了项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等各个阶段。
在系统集成方面，合思团队逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步工作。他们精心规划每一个步骤，确保数据的准确迁移和系统的稳定运行。对于无需报销方案，合思首先进行了详细的流程设计和规则制定，确保方案的科学性和合理性。然后，对员工进行了全面的培训，让他们熟悉新的报销流程和系统操作。在试点推广阶段，合思密切关注员工的使用反馈，及时调整和优化方案，逐步扩大应用范围。
成效显著：财务文件管理全面升级
动力源实施合思的解决方案后，在财务文件管理方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成使得数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，企业的运营效率得到了极大提升。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和重复劳动中解放出来，能够将更多的精力放在财务分析和决策支持上，为企业的发展提供更有价值的建议。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的消费更加便捷和透明。
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。这使得企业在财务文件管理方面更加科学、规范，为企业的长远发展奠定了坚实的基础。
高度认可：动力源的真诚反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在财务文件管理方面专业能力的认可和信任。
在当前的经济环境下，如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，尤其是在财务文件管理方面遇到了瓶颈，不妨选择合思。合思将为您提供专业的财务数智化解决方案，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受合思在财务文件管理方面的卓越能力，开启企业财务数字化转型的新篇章。
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