在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型和业财融合已成为发展的必然趋势。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在2011年就敏锐地踏上了这一转型之路。这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，其产品更是在国家重点建设项目中得到了广泛应用，还于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便有着如此辉煌的成就和前瞻性的布局，动力源在财务数字化转型的过程中也遇到了诸多难题。接下来，就让我们一同走进动力源的故事，探寻其在员工费用归档等财务问题上的困境与解决之道。
业务迷雾：动力源财务现状与痛点
在财务数字化转型和业财融合的探索之路上，动力源早在2011年就迈出了坚实的步伐，先后自主搭建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依旧复杂如迷宫，系统之间的壁垒高耸入云，与预期的高效、便捷效果相去甚远。
多系统操作的体验之差，让员工和财务人员苦不堪言。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，就像在不同的城市之间奔波，浪费了大量的时间和精力。而财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入系统，发票的验真、查重也只能手动进行，这不仅效率低下，还难以避免假票、错票、重票等问题的出现。差标核对、贴票、制证等基础性工作，占据了财务人员大量的时间，让他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。
系统的割裂和数据的分散，更是让动力源的财务管理陷入了信息滞后的困境。同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，无法实现及时的联动。这就导致财务制度难以落地实施，数据报表的统计只能依靠手工完成，耗时费力。管理者无法实时掌握准确的数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和优化，就像在茫茫大海中航行却没有指南针。
动力源的业务覆盖面极广，主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐复杂。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。在这样的情况下，员工费用归档工作变得异常艰难，成为了动力源财务管理的一大痛点。
破局之钥：合思提供的解决方案
面对动力源的诸多难题，北京合思信息技术有限公司凭借其专业的技术和丰富的经验，为动力源量身定制了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思费控展现出了强大的整合能力。将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，确保人员信息的准确和及时更新。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这就像是为动力源的各个系统搭建了一座桥梁，让数据能够自由流动，打破了系统之间的壁垒。
无需报销模式的引入，更是为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费时，无需再垫资、开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都合规合理。财务人员则可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键完成员工费用归档。这一系列的自动化操作，让报销流程变得简单高效，大大减轻了员工和财务人员的负担。
合思费控的系统连接能力也十分强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人的系统中，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。就像给动力源的财务管理装上了高速引擎，让整个流程更加顺畅。
落地之途：解决方案的实施步骤
有了好的解决方案，还需要有效的实施步骤来确保其落地生根。合思费控在为动力源实施解决方案时，采取了有条不紊的步骤。
首先，进行系统集成的对接工作是重中之重。合思费控团队与动力源的技术人员紧密合作，将HR系统、BPM系统等的数据进行同步。他们就像一群精细的工匠，仔细地调试每一个环节，确保基础数据和业务数据能够在合思费控系统中准确呈现。这一步骤为后续的流程优化奠定了坚实的基础。
在无需报销流程方面，合思费控对动力源的员工进行了全面的培训和引导。让员工熟悉因公消费免垫资、免开票的操作方式，了解消费受申请单和差标管控的规则。同时，推进财务统一对账和结算等工作流程，确保每一个环节都能顺利进行。通过不断的沟通和反馈，让员工逐渐适应新的报销模式，提高使用体验。
利用Open API和自定义流程引擎技术，完成与第三方系统的对接，实现业务数据的跨系统同步和应用。这一过程需要技术人员具备高超的技术水平和丰富的经验。合思费控的技术团队凭借其专业能力，成功地完成了这一任务，让动力源的各个系统之间实现了无缝连接，数据能够自由流通。
成效之显：解决方案带来的成果与效益
经过一段时间的实施和优化，合思费控为动力源带来的成果和效益显著可见。
多系统集成让数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这就像是给员工的报销之路装上了加速器，让他们能够更快地拿到报销款，提高了工作的积极性。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量的时间在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，从手动制作单据到智能制单，节省了更多的精力去做更有价值的工作。他们可以将更多的时间投入到财务分析和决策支持中，为企业的发展提供更有力的支持。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费时，可以通过多渠道同屏比对，选择最优的消费方案，而且全场景无需垫资，让员工的消费更加轻松便捷。同时，员工费用归档工作也变得更加高效准确，提高了财务管理的整体水平。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员在审批报销时，可以根据系统中的规则和数据进行准确判断，确保每一笔报销都符合财务制度。这不仅降低了财务风险，还提高了财务管理的透明度和公信力。
客户之声：动力源的评价与反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对与合思费控的合作给予了高度评价。他表示，企业数字化转型初期，往往会过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。而合思费控将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现了精细化管理降本增效，这其实更有意义。面对动力源复杂的需求，合思总能在第一时间解决问题。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务的发展。
行动之邀：开启高效财务之旅
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