在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。世界 500 强旗下的教育服务品牌，一直以来在教育领域深耕细作，业务广泛且多元。然而，在财务数字化转型之前，该企业面临着诸多棘手的问题。
企业的业务、财务系统众多，且相互独立，就像一个个信息孤岛，数据无法互通。这导致结构化数据提取困难，犹如在茫茫大海中捞针。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，不符合绿色办公的理念。
实物存档更是让企业头疼不已。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，档案损坏的情况时有发生，使得企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，工作人员在这上面花费了大量的时间和精力。同时，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产的利用率极低。
在这样的背景下，合思作为专业的财务提升效率的软件提供商，为该企业提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，犹如一场及时雨，为企业的财务数字化转型带来了希望。
全生命周期电子化档案管理方案：数据互通的智慧钥匙
合思提供的全生命周期的电子化会计档案管理方案，犹如一个强大的信息整合器，将企业的各类档案数据进行全面管理。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA 以及其他多种系统产生的数据，还有实物档案等。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入，就可以轻松介入，真正实现了档案应收尽收。
接口传输方式也多种多样，有影像支撑、外部设备扫描以及人工上传等。这些灵活的传输方式，确保了各类档案数据能够顺利进入系统。该方案具备自动归档功能，包含了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列环节，形成了一个完整的档案管理闭环。
会计类档案管理范围十分广泛，内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都在管理范围内。这就像是一个庞大的档案仓库，将企业的各类财务档案有序地存放和管理起来。
方案实施：步步为营构建数字化档案体系
合思在实施解决方案时，采取了一系列科学有效的步骤。首先，通过自动封装接口连接异构系统，无需开发成本，就实现了档案数据的全面采集。这就像是搭建了一座桥梁，让各个信息孤岛之间实现了互联互通。
利用接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，将各类档案数据传输至系统。这些数据就像一条条溪流，最终汇聚到系统这个大海中。
系统在接收到数据后，会进行智能组单和四性检测。智能组单就像是一个智能的分拣员，将各类档案数据进行合理分类；四性检测则确保了档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性。经过这些处理后，系统对档案进行自动归档管理，将档案有序地存放在相应的位置。
合思还建立了强大的规则引擎自定义搭建，实现了亿级数据秒级调阅和穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息。这就像是为企业打造了一个智能的档案检索系统，让企业能够快速、准确地找到所需的档案信息。
方案成果：效率提升与成本节约的双赢
实施解决方案后，该企业取得了显著的成果和效益。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构。这种管理结构简化了会计管理流程，大大提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，让档案查阅变得简便高效。工作人员无需再像以前那样在大量的实物档案中苦苦寻找，只需轻点鼠标，就能快速找到所需的档案信息。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91% 以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这表明合思的财务提升效率的软件不仅提高了工作效率，还为企业节省了人力成本。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。这充分显示了企业对合思解决方案的认可和信心。
该企业自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低的效果显著，成为了以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。
合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能够满足企业多样化的需求。它提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势，还有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。
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