数电票时代，合思档案革新企业票据归档流程

在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一变革让企业财务档案管理直面新挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高且占地大，档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被档案数据量大、整理耗费时间且工作枯燥繁复所困扰；业务人员也因报销纸质票据流程繁琐而头疼。从成本角度看，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，这是高显性成本；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，这是高隐形成本；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，这是高合规风险。

不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。而电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，它对企业应对当前财务档案管理困境至关重要，能有效优化企业的票据归档流程。

合思档案：财务数智化的得力助手

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的明星产品。该公司创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。多年来，合思累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，其影响力可见一斑。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供了全方位的财务数智化服务。它聚合了商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等功能，助力企业实现业财融合。同时，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+ 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，极大地优化了企业的票据归档流程。

合思档案具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。其业务流转涵盖财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等环节，能为企业解决内外交困的档案管理问题。比如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保证管理合规性，让企业的票据归档流程更加高效、便捷。

核心功能：智能驱动票据归档流程

合思档案拥有一系列强大的核心产品和技术功能，这些功能的多样性和创新性使其在市场中脱颖而出。

智能采集功能是合思档案的一大亮点。在外部生态方面，它有规则引擎、业务映射、版式文件、关联视图、入库核查、大文件切割识别、批量文件挂接、数据分拆、数据票验签、XBRL封装等功能；在内部方面，有EAI插件、API接口、采集平台、合思融合、人工补录、采集任务等。这些功能确保了企业能够高效、准确地采集各类档案数据，为票据归档流程提供了坚实的基础。

智能制档功能则进一步提升了档案管理的效率。通过规则引擎，合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。此外，它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，优化了票据归档流程中的制档环节。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障档案合规性的重要手段。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，确保了票据归档流程的合规性。

档案应用功能也十分强大。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索；一站式预览可实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果；还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用功能，让企业在票据归档流程后的档案利用更加高效。

优势凸显：对比传统革新票据归档流程

与传统纸质档案管理方式相比，合思档案在成本、效率、合规和数据利用等方面具有显著优势。

在成本方面，传统纸质档案管理存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大。而合思档案能为企业节约70%纸张成本、75%整理成本，降低企业的综合成本，让企业在票据归档流程中节省大量开支。

效率上，传统纸质档案查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，档案数据量大时整理耗费时间。合思档案的检索效率提升90%，通过关键词检索可快速定位相关档案，且能实现100%自动归档，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，大大提高了票据归档流程的效率。

合规方面，传统纸质档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等合规风险。合思档案符合国家政策要求，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，实现归档即合规，保障了票据归档流程的合法性和规范性。

在数据利用方面，传统纸质档案管理难以实现档案数据的有效分析和利用。合思档案能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，让企业在票据归档流程中充分挖掘数据的潜力。

案例见证：合思档案优化票据归档流程成效显著

不同类型的企业应用合思档案后，都取得了良好的实际应用效果。

有一家某年单据量达2.6亿的企业，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化。企业成本降低，如凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，票据归档流程得到了极大的优化。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，让票据归档流程更加顺畅。

中国最大的K12民办教育集团之一，业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，优化了企业的票据归档流程。

海亮教育此前老板要求实现财务办公室无纸化，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，票据归档流程更加高效。

展望未来：合思档案引领企业数字化转型

合思档案帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。

合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，具备广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能够适应企业不断变化的需求，为企业的长远发展提供有力支持。合思秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品以满足用户需求，未来将为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

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