合思档案：破解企业财务档案管理难题，开启数字化新征程

在数字化浪潮的席卷下，电子凭证数字化转型已然成为企业发展的必然趋势。自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，12月1日民航旅客运输服务领域推广航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票以来，我国电子凭证改革正式驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，依旧横亘在众多企业面前，亟待解决。

与此同时，传统的纸质档案管理模式也暴露出诸多弊端。例如，好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况时有发生。在查找档案时，更是要花费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，不仅对空间和人力要求巨大，成本高昂，而且纸质档案管理办法也无法保证电子原文件的长期保存，无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。

高新兴科技集团同样面临着档案管理成本高、存在隐患以及利用效率低等问题。报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档，占用了大量的库房人员管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。此外，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。

杭州西湖城市建设投资集团则在回单管理、发票管理和凭证管理方面遭遇困境。档案耗材、打印、存储成本高，物理存储需求大、检索低效，信息整合复杂、风险管理难，合规审计滞后。发票报销周期长达1个月，报销流程繁琐，重复报销频发，发票关联及调阅源头复杂耗时。纸质档案难以满足快速变化的法规要求，ERP财务凭证与各业务系统存在信息壁垒，导致数据整合困难，传统纸质档案管理方式限制了档案处理效率，增加了存储与维护成本。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的财务档案管理带来了新的希望。

合思档案：一站式财务数智化解决方案

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

通过流程的识别与优化，合思档案展开跨部门协调，实现流程的顺畅和效率的提升。这主要体现在流程化、系统化、一体化和无纸化四个方面。不同流程的需求推动个性化的系统建设，通过数字化平台固化流程，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。在旧档前和归档前建立完整的财务证据链，最终实现全面无纸化。

合思档案具备强大的功能，可实现电子凭证的采集、验签、解析、校验、自动填报、自动入账、封装入账结构化信息、自动归档等功能。同时，它还支持文件传输、邮件短信、系统直联等方式，能够同步原始凭证信息至档案服务。这一系列功能的实现，为企业的财务档案管理提供了有力的支持。

核心功能亮点：打造高效档案管理体系

合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。这包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。

在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保能够高效、准确地采集各类档案数据。在档案制档方面，实现了智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证了档案的质量和规范性。在档案管理方面，进行精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，确保档案的安全和合规。在档案利用方面，可进行多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，满足了企业在不同场景下对档案的利用需求。

合思档案还能对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。此外，它支持多维检索条件，能够快速定位所需档案，通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，让企业对档案情况一目了然。

用户收益：降本增效，合规运营

使用合思档案，企业能够获得显著的收益。首先，自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。这有助于企业进行更精准的财务效益分析，从而制定更合理的财务策略。

在成本节约方面，合思档案为企业带来了实实在在的好处。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。通过财务效益分析可以清晰地看到，合思档案在成本控制方面具有显著优势。

在工作效率提升方面，众多企业都有明显的感受。高新兴科技集团使用合思档案后归档效率提升90%；杭州西湖城市建设投资集团档案整理匹配效率提升72%，报销效率提升300%。这使得企业能够更加高效地开展各项业务，为企业的发展赢得了时间和机会。

在合规性保障方面，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。这有助于企业避免因合规问题带来的风险，保障企业的稳健发展。

典型应用场景：满足多元需求

合思档案在多个典型应用场景中展现出了强大的优势。

在财务报销场景中，员工报销再也不需要打印任何单据，告别复杂，报销不再费神，无纸化为业务发展带来便捷。云南菜品牌连锁经营企业使用合思档案后，员工反馈报销体验大幅提升。这不仅提高了员工的工作满意度，也有助于企业提升财务管理效率，进行更有效的财务效益分析。

在审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。合思档案支持灵活的账户权限配置，审计通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。好想你健康食品股份有限公司借助合思档案提升了审计效率，使得审计工作更加精准、高效，为企业的财务健康保驾护航。

在档案查阅场景中，合思档案打破时间和空间限制，实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了数据共享，一站式查阅，档案查询耗时减少80%。这大大提高了企业获取档案信息的效率，为企业的决策提供了有力支持。

在业财融合场景中，合思档案提高了总部与门店业财融合效率。云南菜品牌连锁经营企业使用合思档案后，业财融合达成80%，财务提效90%，成功落地了精细化运营的财务中台。这有助于企业实现财务与业务的深度融合，进行更全面的财务效益分析，提升企业的整体竞争力。

客户成功案例：见证卓越价值

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。

好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查，工作效率有效提升；自动组装，审计便捷；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案收益显著，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这充分体现了合思档案在提高工作效率、降低成本方面的强大能力。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，提高效率，资产化深度分析档案数据，满足内审需求。方案收益明显，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。这表明合思档案能够帮助企业实现数字化转型，提升财务管理水平。

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理；实现业务证据链完整，以业务为核心搭建证据链条，业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效；银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性100%。这显示了合思档案在提升档案管理效率和合规性方面的卓越表现。

帆书通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据。仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生，财务结账效率提高50%，助力帆书实现业财一体化和无纸化目标，提升数字化建设水平，满足未来企业全面数字化转型战略需要。这体现了合思档案在推动企业数字化转型和提升财务效益方面的重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务保障。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，众多企业的选择证明了合思档案的价值。

如果您的企业也希望在财务档案管理方面实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨尝试一下合思档案解决方案。现在拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描二维码了解合思档案和更多案例，即可免费试用，开启企业财务档案管理的新时代。