发票归档电子化方案，助力企业档案管理新变革

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票时代正以不可阻挡之势来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。企业的信息化建设如同亟待修缮的城墙，急需“恶补”。数电票有着严格的存档要求，须经过验签、解析后以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。此时，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

同时，纸电混合时代也让企业面临诸多难题。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅在耗材和存储空间上花费巨大，而且档案数据犹如沉睡的宝藏，难以挖掘利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量精力。此外，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。好在国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然到来。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存的困扰。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一套完善的发票归档电子化方案。

量身定制：满足不同角色需求

合思档案深知企业不同角色在档案管理中的痛点，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供了针对性的解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。让企业在激烈的市场竞争中，能够凭借精准的数据决策，抢占先机。
归档员/财务人员则可以告别重复低价值的工作。合思档案使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析。财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
外部审计人员在使用合思档案时，能够实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业打造了一个高效、便捷的档案管理体系。

功能卓越：展现强大管理能力

合思档案拥有一系列强大的功能模块和特点，充分展示了其卓越的档案管理能力。
智能采集是合思档案的一大亮点。它支持多源采集，通过接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式，满足企业不同的采集需求。接口互联可通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够获取业财系统会计资料。手动采集则支持多种便捷补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档利用规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，查询更加便捷。
专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。而且，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，满足企业多样化的需求。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测。业务检测基于企业不同业务场景提供灵活的上下游检测，保障了业务数据的完整性。

核心亮点：凸显独特优势

合思档案具有众多核心亮点，合规性、自动化、便捷性等优势十分突出。
在合规性方面，合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。通过“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，让企业无需担心合规问题。
自动化是合思档案的一大特色。它实现了100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少了人工介入。在档案采集、制档等环节，系统可自动完成相关操作，大大提高了工作效率。
便捷调阅也是合思档案的优势之一。它不打印、混序归集免组装，打破物理空间限制，支持在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时，可自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案。
此外，合思档案能够广泛连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，能与众多合作伙伴的系统集成，实现数据的广泛采集。

价值凸显：助力企业降本增效

合思档案为企业带来了显著的价值，在降本增效、提升管理效率等方面表现出色。
在降本方面，合思档案可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提高90%的检索效率。让企业能够更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，实现档案不打印，降低了企业的运营成本。
在增效方面，电子会计档案管理作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，实现了企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升。
同时，合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。从数据到决策，为企业决策提供了有力支持。它还保证了档案的原生性，确保企业财务档案管理合规，最终助力企业实现全面数字化转型。

场景丰富：体现适用灵活

合思档案具有丰富的典型使用场景，充分体现了其适用性和灵活性。
多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，让企业能够快速、准确地获取所需档案信息。
实物备查智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现了实物档案全流程管理定位。可服务集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，方便企业对实物档案进行管理。
档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，电子 + 实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册。档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源。档案销毁满足电子化档案新规下的销毁要求，管控线上化，确保了档案管理的规范性和安全性。
外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，提高了档案的共享和利用效率。

案例见证：展示实际效果

合思档案在实际应用中取得了显著的效果，众多成功案例见证了其强大的实力。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，实现了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化核查，跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统调阅交互。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档。以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：彰显竞争优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得了福布斯中国科技50强等荣誉，通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
其独特的市场定位优势在于具备广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。同时，合思档案拥有自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。
此外，合思档案提供丰富的场景解决方案，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案保障财务合规；共享调阅解决方案满足多维度档案查阅需求等，满足了企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案凭借其强大的功能、丰富的场景、显著的价值和众多的成功案例，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型。随着企业数字化转型的加速，电子会计档案是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在未来发挥更大的作用，帮助更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。

如果您也想体验发票归档电子化方案带来的便捷与高效，不妨选择合思档案。合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。现在就可以免费试用，开启企业档案管理的新篇章。