合思档案管理软件：开启企业高效档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的运营管理正经历着深刻的变革，档案管理作为企业运营的重要组成部分，也面临着前所未有的挑战与机遇。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。合思档案作为其领先的单套制电子会计档案管理平台，以卓越的技术和创新的理念，为企业档案管理带来了全新的解决方案，可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。

合思在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

数电票时代下企业档案管理新挑战

随着数字化进程的加速，2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票正快速扩张，在收票方面，政策上电子发票接收已合法合规，早在2016.01.01，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件可以仅以电子形式归档。在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理软件”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，如数电票须经过验签、解析，以XML格式存档。

在纸电混合时代，90%的企业都遇到了各种档案管理问题。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大，且储存占地的问题，同时档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则要面对档案数据量大，整理耗费时间的困扰，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，热情消磨殆尽。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间。

企业档案管理痛点剖析

• 高显性成本吞噬企业资源
  纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，这无疑是企业资源的一大浪费。大量的纸张、印刷、装订等费用，以及为存放档案而租赁的空间成本，都在无形中增加了企业的运营负担。

• 高隐形成本阻碍内部协作
  手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能得到有效利用。这不仅导致工作效率低下，还使得各部门之间的协作滞后，信息流通不畅，影响了企业的整体运营效率。

• 高合规风险影响财税管理
  电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，而纸质档案又可能因不可抗力因素损坏，这给企业带来了高合规风险，使得财税管理效率低下。一旦出现档案丢失、损坏或不合规的情况，企业可能面临税务处罚等风险。

• 数字化建设短板待补
  企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。这使得企业的数字化建设存在短板，无法实现真正的全流程数字化管理。

合思档案管理软件整体解决策略

• 多元方案满足多样需求
  合思档案管理软件提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是大型企业的复杂档案管理需求，还是中小企业的简单档案管理需求，合思档案管理软件都能提供合适的解决方案。

• 精准定位服务不同角色
  合思不止要做一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合，携手企业碰撞出协作的价值。针对不同角色，合思档案管理软件提供不同的解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。为外部审计实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案管理软件核心模块揭秘

• 档案扩展解决方案：拓展管理边界
  档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案管理软件提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。这使得企业能够根据自身的业务特点和管理需求，灵活地管理各种类型的档案。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。这确保了企业的档案数据能够真实、完整地反映业务情况，为财务决策提供可靠的依据。

• 共享调阅解决方案：实现精细化管控
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。这使得企业内部各部门之间能够方便地共享和调阅档案数据，提高工作效率。

• 数电票解决方案：助力合规高效应用
  为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，合思档案管理软件提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这使得企业能够轻松应对数电票时代的档案管理挑战，确保数电票的合规处理和有效管理。

合思档案管理软件竞争优势凸显

• 显著降本增效
  合思档案管理软件能够更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。这使得企业能够在档案管理方面大幅降低成本，提高效率。

• 连接业财税档全链路
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案管理软件补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这使得企业的财务数据能够实现无缝对接和共享，提高了财务管理的整体效能。

• 激活档案数据价值
  合思档案管理软件让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对档案数据的深入分析和挖掘，企业能够获取有价值的信息，为决策提供有力支持。

• 优化资源重组
  合思档案管理软件实现了企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。这使得企业能够更好地整合内部资源，提高运营效率，增强市场竞争力。

合思档案管理软件成功案例展示

• 案例一：某企业降本增效显成效
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案管理软件提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

• 案例二：集团型企业标准化落地
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案管理软件的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 案例三：某企业数据管理升级
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、档案数据未有效整理利用、纸质档案管理问题多等。合思档案管理软件的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案可使业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 案例四：教育集团流程简化提效
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案管理软件的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思完善服务体系保驾护航

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思提供多源采集服务，接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。合思档案管理软件还提供智能制档服务，规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。

合思档案管理软件能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案管理软件是企业的优质之选。合思拥有广泛的服务网络和强大的研发能力，能够为企业提供持续的支持和服务，帮助企业更好地应对档案管理挑战。众多成功案例证明了合思档案管理软件的有效性和可靠性，企业可以放心选择合思，开启高效、合规的档案管理之旅。现在就来免费试用合思档案管理软件，体验其卓越的功能和服务吧！