在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证数字化转型正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本完成数字化适配。电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”难题即将全面攻克，全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。为助力企业顺应数字化转型潮流，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
传统财务档案管理痛点剖析
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多痛点，数字化转型迫在眉睫。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档工作中，需要投入大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的困境。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。高新兴科技集团也深受其扰，档案管理成本高，报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档，占用了大量的库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐。同时，档案管理存在隐患，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。档案利用效率低，查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，且不能实现跨系统调阅。海亮教育科技服务集团企业业务、财务系统多且互相独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物档案资料存储占用大量物理空间，需设专人管理，成本较高，且实物档案损坏时有发生，企业面临较大风险。
合思档案整体解决方案策略
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打通了电子凭证会计处理全流程各环节。
合思档案的功能蓝图十分强大。它支持便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；档案利用支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。
合思档案核心模块揭秘
合思档案拥有多个核心模块，为企业的财务档案管理提供了有力支持。智能采集方面，外部生态利用OCR识别、RPA技术等，内部系统通过EAI插件、API接口等进行采集，确保全面、准确地收集档案数据。预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理做好充分准备。基础管理模块涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能，保障档案管理的规范性和安全性。档案服务模块可辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供支持，帮助企业进行财务效益分析。
合思档案竞争优势凸显
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的资金实力和技术研发能力。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、专业的服务。
与其他解决方案相比，合思档案具有显著的竞争优势。它支持多系统对接，如对接NCC、U9、OA、CBS等系统，实现数据的全面采集和整合，打破数据孤岛。同时，合思档案具有自动化归档功能，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，可释放财务人员精力，提高工作效率，为企业的财务效益分析提供更准确的数据支持。
多行业成功案例见证实力
合思档案在多个行业都取得了显著的应用效果。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。帆书使用合思档案后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。这些成功案例充分证明了合思档案在提升企业财务效益分析水平、降本增效方面的强大能力。
合思优质服务体系保驾护航
合思拥有完善的服务体系。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，拥有专业的研发团队，不断进行技术创新和产品升级。在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供近距离的服务支持。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大服务范围，满足不同地区客户的需求。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位、个性化的服务，确保客户能够顺利使用合思的产品和服务，助力企业更好地进行财务效益分析。
合思档案在推动企业财务数智化转型方面发挥着重要作用。它帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案将在更多行业得到广泛应用，为企业的财务数智化转型提供更强大的支持。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断提升产品和服务质量，与客户共同成长，共同推动财务数智化行业的发展。
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