在数字时代的浪潮中，电子凭证在财务管理和会计领域的重要性愈发显著。2023 年 5 月，财政部发布《电子凭证会计数据标准（试行版）》等一系列政策文件，大力推动电子凭证全流程的标准化、无纸化处理。这一举措使得企业电子凭证报销、入账和归档的数字化转型成为了必然趋势。
合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。在电子凭证数字化转型方面，合思积累了丰富的经验，拥有一套成熟的解决方案。下面，我们就通过合思为某客户提供服务的案例，来深入了解其在这一领域的卓越表现。
客户困境：成本控制差旅难题待解
该客户是某世界 500 强旗下的教育服务品牌。在企业的运营过程中，面临着诸多与成本控制差旅相关的挑战与痛点。
企业的业务和财务系统众多，且相互独立。这就导致数据无法互通，想要提取结构化数据变得十分困难。在差旅费用报销方面，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费，这无疑增加了成本控制差旅的难度。
实物存档也是企业的一大难题。大量的实物档案占用了较多的物理空间，还需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险，对于成本控制差旅的管理带来了极大的不确定性。
在日常工作中，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力，进一步影响了成本控制差旅的效率。
实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，这也不利于企业对成本控制差旅进行有效的管理和分析。
合思妙方：全方位解决成本控制差旅难题
面对客户的困境，合思为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案在解决成本控制差旅相关问题上发挥了重要作用。
– 广泛连接：异构系统无缝对接
合思的方案档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口多达 40 种 +，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入。这意味着企业无需进行大量的系统开发和改造，就可以将各个系统的数据整合起来，为成本控制差旅提供全面、准确的数据支持。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这种多样化的传输方式，方便了企业根据实际情况选择合适的方式进行数据传输，提高了数据采集的效率，进一步优化了成本控制差旅的流程。
– 自动归档：全流程高效管理
自动归档功能涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节。通过这些环节的自动化处理，企业可以实现会计档案的高效管理，减少人工干预，降低出错率，从而更好地控制成本控制差旅的相关成本。
会计类档案管理范围全面，内部包括凭证、订单、会计账薄、财务会计报告等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票等。这种全面的管理范围，确保了企业的各类会计档案都能得到妥善管理，为成本控制差旅提供了有力的保障。
– 规则引擎：数据调阅轻松高效
强大的规则引擎可自定义搭建，能够实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。这使得企业在进行成本控制差旅相关数据查询和分析时更加便捷高效，能够及时发现问题并采取相应的措施。
显著成效：成本控制差旅实现质的飞跃
在采用合思的解决方案后，该客户在成本控制差旅方面取得了显著的成果。
– 线上管理：流程简化效率提升
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，提高了工作效率。在成本控制差旅方面，这种高效的管理模式使得企业能够更快地处理差旅费用报销等相关业务，减少了时间成本。
– 查询借阅：简便高效节省人力
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这意味着企业在成本控制差旅方面，能够用更少的人力完成更多的工作，降低了人力成本。
– 节约成本：空间维护双降低
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这对于成本控制差旅来说，不仅减少了硬件设施的投入，还降低了档案管理的维护成本。
– 自动化率：作业效率大幅提高
财务作业自动化率达 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。高自动化率使得企业在成本控制差旅方面的作业更加高效、准确，减少了人为因素的干扰，提高了成本控制的精度。
合思优势：引领成本控制差旅数字化转型
合思的解决方案帮助该客户加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。在成本控制差旅方面，提高了财务管理效率，降低了成本，同时符合政策要求，具有显著的优势和价值。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，将有更多企业迈向高级无需报销级别，实现全场景、全链路智能化无需报销。在成本控制差旅领域，这将带来更加高效、便捷的管理模式。
合思拥有专业的顾问和技术支持团队，能够为企业提供全方位的服务保障。同时，合思还提供免费试用、灵活定价模式等优势，能够为不同企业量身打造个性化的解决方案。在成本控制差旅方面，企业可以通过免费试用合思的产品，亲身体验其带来的价值和优势。
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