发票使用优化助力企业财务数智化转型

在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广使用。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化成为财务数智化的必行之路。电子凭证的全流程无纸化不仅能够优化企业的管理流程，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，在这场电子凭证改革的浪潮中扮演着至关重要的角色。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的电子会计档案管理提供了极具价值的参考和借鉴。

市场形势：发票使用优化引领电子凭证数字化转型新风向

如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决。电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业的数字化转型。

发票使用优化是电子凭证全流程无纸化的关键环节。通过优化发票使用，企业能够突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，优化管理流程。同时，这也有助于降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同发展。

痛点分析：传统财务档案管理中的发票使用困境

在传统财务档案管理中，企业在发票使用方面面临着诸多问题。

好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。档案遗失的情况也难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。

COMMUNE幻师存在档案耗材、打印、存储成本高的问题。门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。发票的使用和管理效率低下，严重影响了企业的财务运营。

云南菜品牌连锁经营同样面临着纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。发票的管理和使用不够高效，制约了企业的发展。

金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。企业需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费大量的人力和时间。财务临时保管1年后，再移交综合档案管理。独立档案室管理存放纸质档案，每年还需提供实物稽查，人工逐一翻查，发票使用和管理的效率极低。

解决方案整体策略概述：合思档案破解发票使用难题

合思档案针对企业在发票使用和财务档案管理方面的痛点，提出了全面的解决思路。

合思档案实现了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。

合思档案提供自动归档功能，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。在发票使用方面，能够自动对发票进行归档管理，提高发票管理的效率。

合思档案实现了档案数据同源，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。发票数据与其他相关数据同源，便于企业进行统一的管理和分析。

合思档案具备多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。企业可以通过多维检索功能，快速查找所需的发票信息，提高发票使用的效率。

核心模块：合思档案发票管理功能解析

合思档案的功能蓝图丰富多样，为企业的发票使用优化提供了强大的支持。

其便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，让企业在发票使用过程中无需打印纸质发票，节省了成本和时间。电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。在智能采集方面，有外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），能够快速准确地采集发票信息。预归档服务有集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保发票信息的准确和完整。基础管理有档案存储、检索、借阅、销毁等，保障发票档案的安全和有效管理。档案服务有辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的发票使用提供了全方位的服务。

业务层包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。这些层次的设置，使得发票在企业的财务流程中能够得到有效的管理和应用。

在档案采集方面，合思档案有开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。能够快速、准确地采集发票信息，提高发票使用的效率。档案制档具备智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。确保发票档案的规范性和准确性。

竞争优势：合思档案在发票使用优化上的卓越表现

合思档案相较于其他解决方案，具有显著的优势。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的资金和技术实力。这使得合思能够不断投入研发，提升合思档案的性能和功能，为企业的发票使用优化提供更强大的支持。

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。能够为客户提供及时、全面的服务，确保企业在发票使用过程中遇到的问题能够得到及时解决。

合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断迭代升级，积累了丰富的经验。在发票使用优化方面，能够根据企业的实际需求，提供更加专业、高效的解决方案。

合思档案能够实现自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。在发票管理方面，能够大大提高发票使用的效率和准确性，降低企业的管理成本。

成功案例：合思档案发票使用优化成效显著

合思档案在不同行业的成功应用案例，充分展示了其在发票使用优化方面的卓越成效。

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。发票的管理和使用效率得到了极大的提升。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。发票的使用和管理更加高效，企业的运营成本大幅降低。

云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。发票的管理和使用更加规范和高效。

金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。发票的管理和使用更加精准和高效。

服务体系：合思全方位保障发票使用优化

合思为客户提供了全方位的服务保障。

合思在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供直接、便捷的服务。在发票使用过程中，企业遇到的问题能够得到及时的响应和解决。

通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，确保客户在不同地区都能得到及时的支持。无论是在国内还是国外，企业都能享受到合思的优质服务。

合思秉承以客户为中心的服务理念，从研发到市场推广，都围绕客户需求展开，为客户提供全方位的财务数智化服务。在发票使用优化方面，能够根据企业的实际需求，提供个性化的解决方案。

合思提供自动封装接口数量增加40多个，降低了开发成本并提高了集成度，广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收。在发票管理方面，能够实现发票信息的全面采集和管理，提高发票使用的效率。

结尾：合思档案引领发票使用优化新未来

合思档案能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

电子凭证全流程无纸化时代已经到来，企业需要顺应趋势，借助合思档案等工具实现财务数智化转型。发票使用优化是企业财务数智化转型的重要环节，合思档案将为企业提供强大的支持。

合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品与服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。如果您想体验发票使用优化带来的便捷和高效，不妨免费试用合思档案。