在当今时代，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。然而，传统模式下电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题亟待解决。
传统纸质档案管理模式存在诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，其财务归档时需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且难以避免档案遗失情况。同时，纸质档案查找受限于时间和空间，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂，且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。另外，企业业务、财务系统多且互相独立，数据不互通，结构化数据提取困难，如某些企业面临电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张的问题。在这样的背景下，企业在数字化转型中面临着巨大挑战，急需一个有效的解决方案，合思档案应运而生。
破局之钥：合思档案整体解决方案
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把钥匙，为企业打开了数字化转型的新大门。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过开放式接口互联，它能实现自主采集，对大文件自动切割、数电票自动化解析，确保档案采集的高效和准确。其预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，能对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性，为企业的财务效益分析提供了坚实的数据基础。
核心利器：合思档案功能亮点剖析
合思档案具备诸多核心功能亮点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。在智能采集方面，借助外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）；预归档服务有集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等。这一系列功能为财务效益分析提供了全面的数据支持。
它具有智能关联、自动组装功能，能进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件，确保档案数据的准确性和完整性。同时，提供精准权限管控，档案目录可灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求，保障档案管理的安全性和规范性。在利用方面，支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档、可视化盘点档案数据，方便用户对档案的利用，为财务效益分析提供了便捷的途径。
效益之显：企业使用合思档案的收益
企业使用合思档案能获得显著的收益。自动化归档可告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，这对于财务效益分析至关重要。
从成本节约来看，以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。通过这些数据，能更清晰地进行财务效益分析。
在合规性方面，能提升企业的合规性，如中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，为财务效益分析提供了合规保障。在效率提升上，像海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升90%，报销效率提升300%，有助于更高效地进行财务效益分析。
广泛之适：合思档案行业应用场景
合思档案在不同行业有着广泛的应用场景。在食品行业，好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破数据壁垒，实现数据同源，一键联查，有效提升工作效率；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，为该行业的财务效益分析提供了便利。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，减少人力成本50%，提高效率；深度分析档案数据，满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%，为餐饮行业的财务效益分析提供了有力支持。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存、管理；实现业务证据链完整，以业务为核心搭建证据链条，业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%，为家居行业的财务效益分析提供了可靠的数据和管理模式。
在数字阅读行业，帆书全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据，财务结账效率提高50%；仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生，为数字阅读行业的财务效益分析带来了显著的提升。
成功之鉴：客户使用合思档案案例分享
众多客户使用合思档案取得了成功。高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高效率，归档效率提升90%，为企业年节约成本30万 + ；档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审，这些数据为财务效益分析提供了有力的案例支持。
中文传媒实践经验成为电子凭证试点专项工作机制办公室的成功案例并纳入工作简报，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年；通过电子凭证数字化标准落地，实现企业全面财务档案数字化，支撑便捷、高效的内外部审计需求，为财务效益分析提供了成功的范例。
杭州西湖城市建设投资集团通过合思档案实现工程文件和财务文件从产生到利用的全过程系统化、电子化管理，档案整理匹配效率提升72%，存储空间减少41%，报销效率提升300%，单据打印纸张减少10万张/年，实现可持续发展战略，有助于从不同角度进行财务效益分析。
云海肴借助合思档案实现全面无纸化管理，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年；财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，业财融合提升80%，财务提效90%，100%的合规降本，为餐饮企业的财务效益分析提供了优秀的案例。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案能推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务支持。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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