在当今企业财务管理的大舞台上，电子会计档案正扮演着越来越重要的角色。2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这一举措如同一剂催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它就像一把万能钥匙，不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
然而，传统纸质档案管理却如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂，且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，早已不满足现代企业的管理要求。因此，电子凭证数字化转型迫在眉睫，而发票数据归档作为其中的关键环节，也亟待找到更高效的解决方案。
合思档案：开启财务数智化新征程
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思档案就像一个智能管家，能够实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，轻松解决电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题。
为了给客户提供更优质的服务，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这强大的服务网络，为企业的发票数据归档提供了坚实的保障。
核心功能：打造发票数据归档利器
合思档案具有诸多令人瞩目的核心功能亮点，在电子会计档案管理方面展现出独特的优势。它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案就像一个神通广大的信息收集者。它通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行开放式接口互联，实现自主采集。同时，大文件自动切割，数电票自动化解析，确保发票数据能够准确、快速地被采集。
档案制档环节，合思档案如同一位严谨的工匠。它实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，保证档案的准确性和合规性，让发票数据归档更加可靠。
档案利用环节，合思档案则是一个高效的信息检索专家。它具备多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查、实物混序归档、可视化盘点档案数据等功能，打破系统壁垒，提高档案利用效率，让企业在需要发票数据时能够快速获取。
企业收益：发票数据归档带来的多重红利
企业使用合思档案进行发票数据归档，能够获得显著的收益。
首先是效率提升。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。
其次是合规保障。合思档案助力企业实现合规经营，通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，让企业的发票数据归档符合相关法规要求。
最后是低碳可持续。实现全面无纸化管理，减少对环境的影响，符合低碳可持续发展的理念。如杭州西湖城市建设投资集团仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸，相当于森林中40颗大树，约等于650kg二氧化碳。
行业应用：发票数据归档的多元场景
合思档案在不同行业都有典型的应用场景，体现了其适用性和灵活性。
在餐饮行业，云南菜品牌连锁经营，多地直营门店存在纸质档案打印成本高、存储成本高、资料查找困难等问题。合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超30万元，让发票数据归档更加高效。
在数字阅读和知识服务行业，帆书存在档案装订工作量大、打印成本和存储成本高、企业发展难支撑等问题。合思档案助力帆书实现全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据，财务结账效率提高50%，实现业财一体化&无纸化目标，优化了发票数据归档流程。
在教育培训行业，海亮教育科技服务集团面临数据乱、存储贵、效率慢、利用难等痛点。通过合思档案的解决方案，档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人，让发票数据归档更加轻松。
在软件与信息技术服务行业，高新兴科技集团存在档案管理成本高、存在隐患、利用效率低等问题。通过合思档案实现会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高效率，归档效率提升90%，为企业年节约成本30万 + ，有效解决了发票数据归档难题。
成功案例：发票数据归档的真实见证
众多客户使用合思档案后取得了显著的成功。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年，发票数据归档变得更加高效。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%，发票数据归档带来了巨大的经济效益。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%，确保了发票数据归档的准确性和合规性。
中文天地出版传媒实践合思档案解决方案后，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年，让发票数据归档更加便捷。
电子凭证全流程无纸化时代已经到来，企业应积极抓住电子凭证数字化转型的机遇。合思档案具有众多优势和成功案例，能够帮助企业解决电子会计档案管理中的各种问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是发票数据归档，还是整个财务数智化管理，合思档案都是企业的理想选择。
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