在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型中面临着诸多挑战。该公司成立于 1995 年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022 年 3 月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约 2400 名员工，旗下有 8 家子公司，在全国设立了 30 + 个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司内部涵盖 24 个 1 级部门、81 个 2 级部门，分别归属 5 个业务线和 2 个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，使得动力源在财务数字化转型初期遭遇了不少痛点。
转型痛点：合规审核流程困境重重
大量自研系统难整合，传统手工报销模式弊端凸显。动力源先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统，但整体流程依然复杂，系统壁垒高筑。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，操作极为不便。报销数据需要财务人员手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。发票验真、查重等工作也依赖手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免，这使得合规审核流程变得异常繁琐。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，影响了工作效率和准确性。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，合规审核流程缺乏有效的数据支持。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。
业务覆盖面广、报销模式复杂进一步加剧了合规审核流程的难度。动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，增加了报销管理的复杂性，使得合规审核流程更加难以把控。
组织架构复杂、各主体流程繁复同样给合规审核流程带来了挑战。公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致，总部和分公司出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过 TMC 系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，这无疑增加了合规审核流程的难度和工作量。
合思方案：重塑合规审核流程新格局
在系统集成方面，合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作，也使得合规审核流程更加顺畅。员工无需在多个系统间来回切换，数据能够自动同步，大大提高了工作效率和准确性。
无需报销模式的引入，为合规审核流程带来了全新的变革。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作简化了报销流程，减少了人为错误，使得合规审核流程更加高效、准确。
合思系统连接能力强，采用 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。合规审核流程不再受限于系统之间的隔阂，能够更加顺畅地进行。
实施步骤：精细部署优化合规审核流程
合思团队开展了系统集成工作，将动力源的 HR 系统、BPM 系统等与合思费控进行数据同步对接。这一过程中，团队精心调试，确保各系统间的数据流通和业务协同。他们对数据进行了全面梳理和整合，消除了数据冗余和不一致性，为合规审核流程提供了准确、可靠的数据支持。
在进行无需报销模式的部署和配置时，合思团队设定了消费管控规则，优化了财务对账流程。他们根据动力源的实际情况，制定了合理的消费标准和审批流程，确保员工的消费行为符合公司规定。同时，对财务对账流程进行了优化，减少了不必要的环节，提高了工作效率。通过这些工作，让员工和财务人员能够顺利使用新的报销模式，使得合规审核流程更加科学、合理。
转型成果：合规审核流程成效显著
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了 3 周，效率提升了 300%。这意味着员工能够更快地获得报销款项，减少了资金压力。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。财务人员不再需要花费大量时间进行繁琐的手工操作，能够将更多精力投入到更有价值的工作中。合规审核流程变得更加高效，减少了人为错误和延误。
在员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了便捷和实惠。合规审核流程对于员工来说更加透明、简单，减少了不必要的麻烦。
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。合规审核流程更加严谨、规范，确保了公司财务的合规性和安全性。
管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。合规审核流程为管理者提供了有力的决策支持，帮助企业更好地应对市场变化。
客户评价：合规审核流程获高度认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”从陈总监的评价中可以看出，合思为动力源优化的合规审核流程得到了高度认可，为企业的发展提供了有力保障。
像动力源这样的专精特新企业，通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，不妨选择合思。合思能够帮助您优化合规审核流程，提升企业的管理效率和竞争力。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷和价值，让有限更有效，实现企业的高质量发展。
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