数电票时代，合思档案助力企业财务档案管理升级

在数字化浪潮的推动下，数电票正以不可阻挡之势改变着企业的财务生态。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临着前所未有的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的要求。

在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员需耗费大量时间手动整理、匹配档案数据；业务人员则饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。同时，传统档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等问题。

不过，国家政策为企业电子会计档案管理带来了利好。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。在这个背景下，电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环，而合思档案产品的出现，无疑为企业解决财务档案管理难题提供了有力的支持。

合思档案产品全景：多方案协同，功能模块丰富

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，它犹如一位智慧的管家，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它就像一个强大的连接器，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

其功能模块涵盖了多个方面。发票方面采用大数据解决方案；单据有档案扩展解决方案；凭证与费控系统相关；账簿涉及税务系统；报表关联QA系统；电子档案与资金系统对接；纸质档案依托影像系统；自定义档案关联业务系统；还有实物备查解决方案以及数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

合思档案能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。从业务流转到财务入账，再到档案采集、制档、管理和利用，它就像一条精密的流水线，为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。其便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，应收尽收，通过“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，为企业的费用分析与控制提供了坚实的基础。

核心技术功能探秘：科技赋能，精准高效

• 多源采集：数据获取的智慧之道
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，就像搭建了一条条高速的数据通道。它还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的数据采集方式，有助于企业更全面地收集费用相关数据，为费用分析与控制提供丰富的数据支持。

• 智能制档：数据整合的高效引擎
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，就像一位高明的拼图大师，将零散数据整合形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。它还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，从而更好地进行费用分析与控制。

• 专用格式版式文件：存储优化的创新之举
  合思档案的专用格式版式文件功能，自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。这不仅有助于提高档案管理的效率，还能为费用分析与控制提供更清晰的数据呈现。

• “四性检测+业务检测”：数据质量的保障防线
  “四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这为企业在费用分析与控制过程中提供了准确、可靠的数据基础。

对比传统：优势凸显，降本增效

传统档案管理存在诸多弊端。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。

而合思档案优势明显。它可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，确保100%管理合规性，应收尽收，实现归档即合规，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据，确保档案完整性并自由穿透档案链。它支持广泛连接各类异构业财系统，实现100%自动归档，最大程度减少人工介入，符合国家政策要求，具备灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对数电票等变化。其大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，实现元数据级检索、海量数据秒级查询，具备安全存储机制和多种数据下载方式，这些优势都有助于企业更好地进行费用分析与控制。

应用案例见证：实际成效，有目共睹

• 案例一：单据量庞大企业的管理变革
  某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务和财务数据可穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，如某月入库数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，为企业的费用分析与控制提供了有力的支持。

• 案例二：集团型企业的档案管理升级
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现安全合规存储，自动提取发票/回单台账，存储原文文件；进行业务完整性检测，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，实现档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效控制了企业的费用支出。

• 案例三：低效档案管理企业的逆袭
  某企业档案管理存在低效现状，如整理环节繁琐、保管和存储依赖纸质档案、管理方式落后等，还有档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范。合思档案单套制管理方案采用数据集成方案，广泛连接，标准统一，应收尽收；业务检测方案，核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案，实现业务系统与档案系统调阅交互。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；全生命周期管理，降低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的费用分析与控制带来了显著的改善。

• 案例四：教育集团的档案管理革新
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，借还状态更新不及时。合思档案单套制管理方案包括数据集成方案，梳理业务档案归档场景，统一数据标准；智能化制档方案，搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭建业务证据链；电子原文件独立管理，完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，助力企业在费用分析与控制方面取得更好的效果。

展望未来：持续赋能，引领变革

合思档案能够帮助企业解决纸电混合档案管理的痛点，实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，深度应用会计档案价值，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。众多客户对合思档案给予高度评价，如海亮教育在使用后共享单位数量大幅增加，作业人员仅少量增加，凭证自动化率提高；徐福记实现全集团无纸化，管理效率大大提升；中交水规院减少了打印存储成本，审计人员对系统便利性和安全性给予肯定；金牌橱柜查阅业务全貌便捷高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，具备持续迭代的能力，能够及时应对数电票等不断变化的市场需求和政策要求，未来有望在更多企业中发挥重要作用，推动企业财务档案管理向更加智能化、高效化、合规化的方向发展，进而为企业的费用分析与控制提供更强大的支持。

如果您也想体验合思档案为企业费用分析与控制带来的全新变革，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新时代！