合思档案：破解企业财务档案管理难题，开启数字化新篇章

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须适应“数字化凭证时代”的要求。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来应对这些变化。

纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同的档案管理痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用的困扰；财务人员则深陷档案数据量大、整理繁琐的泥沼；业务人员在报销时，也因纸质票据留存和上交的繁琐流程而耗费大量时间。同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。不过，国家政策对电子会计档案管理的支持，为企业带来了新的机遇。电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，但在推行数字化过程中，归档和储存环节的纸质文件储存问题仍未得到有效解决。

面对这些挑战，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。

精准施策 满足多元角色需求

合思档案针对企业不同角色的需求，提供了个性化的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案就像一位得力的财务助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。
对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，同时提高档案利用效率。
对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

功能卓越 构筑强大管理体系

合思档案拥有一系列强大的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等方面。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理可实现电子与实物档案高度关联，有静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理等功能。

核心亮点 彰显技术实力

合思档案具备多个核心亮点，展现了其强大的技术实力。
大数据处理能力方面，大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。有动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取方式，具备元数据级检索能力，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，有档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等下载方式。
证据链完整性检测方面，通过可视化的规则引擎，合思档案提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类的业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等。
多渠道数电票处理方面，合思档案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，包括从企业/员工的税务数字账户、电子邮箱、二维码等渠道获取，以及在业务环节和入账环节的一系列处理。
实物备查功能方面，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。

价值凸显 驱动企业发展

合思档案为企业带来了显著的价值。
在降本增效方面，合思档案可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，让企业更有效的“收紧钱袋子”。
合规管理方面，合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足国家档案局发布的相关规定，实现归档即合规。例如，满足《文书类电子档案检测一般要求》中的四性检测要求，以及按照企业不同业务场景进行业务检测，保障业务数据完整性。
在数据利用方面，合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。
资源重组方面，合思档案连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，100%自动归档，最大程度减少人工介入，具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化，实现企业效益最大化。

典型场景 见证卓越成效

合思档案在不同类型企业中都有成功的应用案例。
对于年单据量2.6亿的企业，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。
对于集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，提升整理匹配效率，减少存储空间成本和纸张打印成本。
对于多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，大幅节省成本，提高档案匹配和查询效率。
对于中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用方面存在低效问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。它具备广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案等优势。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

随着国家政策的推动和企业数字化转型的需求，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续迭代升级，以更强大的功能和更优质的服务满足企业不断变化的需求，为企业的发展提供有力支持。如果您想体验合思档案带来的高效、合规、智能的财务档案管理解决方案，不妨拨打400 – 105 – 6505联系我们，访问www.hosecloud.com了解更多信息，扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码关注我们，还可以免费试用合思档案。