发票数字化趋势下，合思档案助力企业档案管理升级

在当今数字化浪潮席卷的时代，发票数字化趋势已成为不可阻挡的发展潮流。2025年数电票将实现全覆盖，这一变革如同一场风暴，让企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。在这场变革中，企业的信息化建设如同在波涛汹涌的大海中航行的船只，急需“恶补”航行技能以适应新的环境。

在纸电混合时代，企业不同角色都面临着各自的档案管理难题。企业高管犹如指挥千军万马的将军，却被纸质档案管理这座大山压得喘不过气来。纸质档案管理成本巨大，不仅有高额的显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；还有难以察觉的高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；更有高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用，这让企业高管在决策时如同在黑暗中摸索，难以做出精准的判断。

财务人员则像勤劳的小蜜蜂，每天面对海量的档案数据，整理工作枯燥繁复。他们需要手动逐一匹配、核对确认，耗费大量时间和精力，却只能完成一些低价值的重复工作。业务人员也苦不堪言，出差、招待后报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间，影响了工作效率。

企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，依然没有摆脱纸质文件储存的困境。数据存储线下载体的问题依然存在，保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、实现企业全面数字化的关键。

在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像一位救星，为企业解决档案管理难题带来了希望。

综合方案：满足多元需求的智慧之钥

在发票数字化趋势下，合思档案为不同角色提供了综合解决方案，满足了多种场景的需求。

对于CEO/高管而言，合思档案是企业数字化转型的得力助手。它可以沉淀数据资产，如同一位睿智的管家，将企业的财务档案数据精心整理、妥善保管。通过保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，企业需要降本增效，合思档案借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战提供了有力支持。

归档员/财务使用合思档案，就像拥有了一把神奇的钥匙，能够轻松开启高效工作的大门。它提高了工作效率，让归档员和财务人员告别了重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，他们可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

外部审计使用合思档案，实现了审计不进档案室的便捷模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，它就像一个万能的连接器，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足了企业不同场景下的档案管理需求。

核心优势：超越传统的卓越力量

合思档案在发票数字化趋势下，具有众多核心功能，相比传统方式具有显著优势。

多源采集功能是合思档案的强大武器之一。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，就像一个智能的收纳盒，能够将各种零散的会计资料有序收纳。

智能制档方面，合思档案展现出了强大的智慧。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，能减少90%人工匹配工作量。它还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，如同一位精准的导航员，为财务人员在档案数据的海洋中指引方向。

合思档案提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，这是保障档案数据质量的坚固防线。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

在档案管理上，合思档案具有高度的灵活性和安全性。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，就像一个智能的档案管理员，能够根据企业的需求灵活管理档案。

实际案例：见证卓越成效的真实故事

众多不同类型的企业在发票数字化趋势下，选择了合思档案，并取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，在使用合思档案之前，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，将业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，实现了档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。它简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业成本降低，数据指标表现良好。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，还提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，还预估节省了总体成本，提高了合规性管理，减少了档案匹配和查询耗时。

中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在发票数字化趋势下，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有众多成功客户案例，如事业单位及院校、央企，行业领军企业，国家试点企业等都选择了合思档案，企业可以放心选择。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。

如果您想抓住发票数字化趋势带来的机遇，提升企业档案管理水平，不妨点击免费试用合思档案，开启企业档案管理的数字化转型之旅。