在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它能够优化业务流程，有效改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的持续深入，电子凭证全面数字化应用仍面临着重重挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，犹如一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
在这样的大背景下，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖出更多净利润，为企业的财务数字化转型提供了强有力的支持。预算控制与费用监控在企业财务数字化转型中至关重要，合思的解决方案在这方面有着出色的表现。
国民零食巨头的财务困境
有这样一家畅销 30 余年的国民经典零食品牌，在市场上占据着重要地位。它年单据量高达 2.6 亿，销售版图覆盖全国，供应链极为复杂，多种销售渠道并行。如此庞大而复杂的业务体系，使得其管理流程涉及多个系统，显得繁杂且低效。
在财务和管理方面，该品牌面临着诸多挑战与痛点。其差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高。财务人员不得不将数据在 Excel 中进行二次整理，然后进行人工记账，这不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。预算控制与费用监控在这样的流程中难以有效实施，导致企业成本难以得到精准控制。
在差旅管理方面，事前事中管控不连贯，差旅控制既不精细也不灵活。这使得差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。预算控制与费用监控的缺失，让企业在费用支出上如同脱缰野马，难以把握。
同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案极易出错，造成了高额人力物力的浪费。在预算控制与费用监控方面，这种低效的档案管理方式也无法为企业提供准确及时的数据支持。
合思定制化解决方案
面对该客户的诸多难题，合思推出了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，全面覆盖消费、核算、记账、档案管理等方面，在预算控制与费用监控上发挥了重要作用。
在员工消费环节，员工通过差旅申请、业务审批后，既可以在合思商城订购所需物品或服务，也能选择 TMC 订购。同时，还能获取合思商城对账单和 TMC 对账单，方便清晰地了解消费情况。这一过程无需员工垫资、开票、报销和打印，真正实现了便捷申请，让预算控制与费用监控从消费源头就更加精准。
在财务核算、记账方面，合思设立了对账结算中心。对于线上统一开票的情况，可实现自动拆分结算、自动记账；对于线下统一开票，则进行线下结算、手工记账。合思商城具有统一开票、自动拆分对账、记账去人工化的特点，实现了同屏比价，大大提高了财务工作效率，也让预算控制与费用监控更加实时有效。
在档案管理方面，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现 L3 级无需报销录入发票等档案。合思档案具有多源采集、智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理的特点，为预算控制与费用监控提供了坚实的数据保障。
显著成果见证实力
合思的解决方案为该客户带来了显著的成果，在预算控制与费用监控方面成效卓著。
在费用节约上，该企业年度节约了 200 万 + 的差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升 60%。这一系列的数据表明，合思的解决方案在预算控制与费用监控方面取得了实实在在的效果。
在管理优化上，合思实现了业财有机连接，达成了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过数据采集与校验，打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理也得到了有效提升，标准化线上借阅流程规范了档案室管理，简化装订流程大幅降低了成本。这些都为企业的预算控制与费用监控提供了更加科学、高效的管理模式。
引领数字化转型新潮流
合思的解决方案成功帮助客户解决了财务痛点，实现了降本增效、提升管理效率和决策科学性等目标，为其他企业提供了极具参考价值的实践案例。在预算控制与费用监控方面，合思的方案无疑是企业的得力助手。
电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档全链无纸化的必然趋势，它将推动企业实现数字化和绿色化协同转型。数电票作为未来推进企业电子凭证数字化转型的重要推动力，随着数电票和智能化时代的到来，将有一部分企业率先迈进 L5 高级无需报销级别。
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