在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），正式宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。
电子凭证无纸化对于企业而言，犹如一场及时雨。它不仅能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。
合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地捕捉到了这一趋势。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思致力于帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，成为企业在电子凭证数字化转型道路上的得力伙伴。
数字阅读巨头的商旅困境
某知名头部数字阅读品牌，在公司商旅等业务不断拓展的过程中，逐渐遭遇了一系列挑战与痛点。
数据分散是该企业面临的首要问题。公司的数据分散在内部多个系统中，业务流程因此断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在公司商旅费用的管理上，由于缺乏统一的数据支持，很难对每一笔费用进行精准把控，使得成本控制成为了难题。
该企业的财务人员每个财务月均需处理单据量达 500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，这让财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。在公司商旅报销流程中，繁琐的单据处理占据了大量时间，使得财务人员无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等一系列操作，造成了每月大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。在公司商旅业务借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，这不仅效率低下，而且无法适应企业快速扩张的需求。
合思打造的商旅破局之道
合思针对该客户的问题，提供了一套完整的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。
这一方案保障了财务准确性，确保企业审计通过，符合上市要求。在公司商旅费用的管理上，从消费环节开始就进行精准把控，确保每一笔费用都有迹可循，为企业的财务健康提供了坚实保障。
合思的解决方案还大大提高了财务及时性。结账时间从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计 T + 5。在公司商旅业务中，及时的财务结算能够让企业更好地掌握资金流动情况，提高资金使用效率。
发票 OCR 识别验真功能，有效保障了企业费用合规。在公司商旅过程中，员工产生的发票能够通过该功能快速进行识别和验真，避免了虚假发票带来的风险。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，让公司商旅费用的审批和管理更加透明和高效。
合思的方案保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。在公司商旅相关档案的管理上，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的档案管理提供了合规保障。
合思方案带来的商旅变革成果
在采用合思解决方案后，该企业在公司商旅管理等方面取得了显著的成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。在公司商旅费用的支付环节，通过合思的平台，付款进度一目了然，大大提高了财务工作效率。同时，档案整理效率得到提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率，在公司商旅业务需要查阅历史档案时，能够快速准确地获取所需信息。
降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。在公司商旅费用的控制上，合思的解决方案让企业能够更好地管理预算，避免不必要的费用支出。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。
合规方面，发票 OCR 识别验真，有效保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为公司商旅业务的合规运营提供了有力支持。
先进方面，合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。在公司商旅过程中，员工可以更加便捷地进行消费，提高了员工的满意度。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让公司商旅管理更加智能、高效。
合思在电子凭证数字化转型中发挥了重要作用。凭借先进的技术和专业的服务，合思帮助客户解决了财务数字化转型中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。合思拥有强大的集成能力、良好的口碑和市场反响，以及专业的客户成功团队，能够为企业提供全方位的服务保障。
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