数电票时代，合思档案助力企业财务报销信息共享与高效管理

在数字化浪潮汹涌的当下，数电票时代正以前所未有的态势席卷而来。根据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一变革如同巨石投入平静的湖面，在企业财务档案管理领域激起层层涟漪。企业的财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设的短板亟待弥补。

数电票与传统发票不同，它须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。这就如同为企业的财务档案管理戴上了“紧箍咒”，需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的要求。

在纸电混合时代，企业的各个层面都面临着档案管理的难题。企业高管们看着堆积如山的纸质档案，头疼不已。纸质档案管理成本高，不仅需要耗费大量的存储空间，而且档案数据难以分析利用，就像一座沉睡的宝藏，无法为企业的决策提供有效的支持。财务人员则深陷繁琐的档案整理工作中，手动整理档案数据不仅枯燥乏味，还耗费大量时间和精力。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，如同陷入迷宫，找不到出口。

这些问题背后隐藏着巨大的成本和风险。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材成本和对存储空间的需求上，就像一个无底洞，不断吞噬着企业的资金。高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用，如同拿着一把钝刀，难以精准切割问题。高合规风险更是如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案易因不可抗力损坏，一旦出现问题，企业将面临巨大的损失。

虽然企业在推行数字化过程中建设了OA系统、资金系统等，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚。要保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化，而这正是企业目前迫切需要解决的问题。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的财务报销信息共享与档案管理带来了全新的解决方案。

量身定制：合思档案为不同角色解锁管理新方案

合思档案深知企业不同角色在档案管理中的需求差异，因此为各个角色量身定制了专属的解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，实现财务报销信息共享。

对于CEO/高管而言，合思档案就像一位得力的助手，能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。在当今竞争激烈的市场环境中，数据就是企业的核心竞争力。通过合思档案，企业可以提升财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力支持，助力企业决策数智化。同时，通过数字化手段节约档案管理成本，实现绿色低碳运营，让企业在追求经济效益的同时，也能兼顾社会效益。

归档员/财务人员则可以从繁琐的档案整理工作中解脱出来。合思档案提高了他们的工作效率，告别了重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。就像给他们配备了一把高效的钥匙，能够快速打开档案管理的大门。

外部审计工作也因为合思档案变得更加轻松。实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这就像搭建了一座便捷的桥梁，让审计工作更加顺畅高效。

合思档案还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是多么复杂的业务场景，合思档案都能应对自如，为企业的财务报销信息共享提供坚实的保障。

专业创新：合思档案核心功能铸就管理优势

合思档案在电子会计档案管理方面展现出了卓越的专业性和创新性，其核心功能如同璀璨的星辰，照亮了企业档案管理的道路。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。这就像一个强大的吸尘器，能够快速准确地收集各种数据。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。无论数据来源多么复杂，合思档案都能轻松应对，实现财务报销信息共享。

智能制档功能更是让合思档案脱颖而出。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，让档案管理更加精准高效。关联任务执行进度可视化，让用户随时了解工作进展。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析，进一步促进了财务报销信息共享。

专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。这就像为企业打造了一个个性化的档案存储库，满足企业多样化的需求。

采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这就像为企业的档案管理加上了一把坚固的锁，确保财务报销信息共享的安全可靠。

实战验证：合思档案助力企业降本增效

合思档案的价值不仅体现在理论上，更在实际应用场景中得到了充分验证。众多企业通过使用合思档案，成功解决了档案管理问题，实现了降本增效，促进了财务报销信息共享。

以年单据量2.6亿的企业为例，该企业曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本，真正实现了财务报销信息的高效共享。

世界上最大的重型装备制造商之一也面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效推动了财务报销信息共享。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，极大地促进了财务报销信息共享。

中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理和利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，有力地保障了财务报销信息共享。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能帮助企业实现这一转型。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，获得了客户的高度认可。例如，海亮教育在使用合思档案后，实现了显著的成效，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。选择合思档案，企业可以解决档案管理的内外交困问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升和100%管理合规性，让有限更有效。

如果您的企业也想解决档案管理难题，实现数字化转型和降本增效，不妨免费试用合思档案，开启财务报销信息共享与高效管理的新篇章。