在发票数字化趋势的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票将实现全覆盖，这一重大变革使得企业财务档案管理直接面对新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”对财务档案管理的要求。
在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面存在诸多痛点。企业高管要面对纸质档案管理成本高的问题，不仅储存占地，而且档案数据难以进行有效的分析利用。财务人员则需手动逐一匹配、核对大量的档案数据，工作枯燥又繁复。业务人员报销纸质票据时，流程繁琐且耗费时间。同时，纸质档案还存在着高显性成本，像纸质凭证输出的耗材成本高，需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，数据无法有效利用；此外，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。即使企业在推行数字化过程中，通过各类系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然没有解决纸质文件储存的问题，存在数据存储线下载体，影响了企业的全面数字化进程。
全维破局：合思档案解决方案概览
合思档案针对这些行业痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这一方案广泛连接业财系统，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
对于CEO和高管而言，合思档案可以沉淀企业的数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，能够助力企业决策实现数智化，达到降本增效的目的，推动企业实现绿色低碳运营。对于归档员和财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复的低价值工作。它使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理工作变得轻松，同时提高档案的利用效率。此外，合思档案还为外部审计提供了便利，实现了档案外审的在线化和可溯源，能够一键查询借阅，权限也可以一键下放或回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料。
卓越效能：合思档案核心功能与优势凸显
合思档案具有多源采集功能。基于跨系统数据集成的要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，并且预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷的手动数据补录方式。
在智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。同时，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。其字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员进行查询和分析。
在档案管理上，合思档案的权限管理能够精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，还可以按职能角色配置功能和操作权限，进行水印权限管理。档案目录也可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。
合思档案的优势还体现在“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案上。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性，检测结果可查阅、可追溯。
实战见证：合思档案多元应用成效显著
在发票数字化趋势下，合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的效果。
有一家年单据量达2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效十分显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，业务和财务数据可以穿透联查，凭证与单据的关联次数达350亿次，单据与单据的关联次数达800亿次。以某月入库数据为例，数据加载仅需30秒，关联匹配只需15分钟。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效实现了标准化落地，有力保障了电子会计档案的合规性，做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。
对于多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务，应收尽收；业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理和利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案按归档范围和标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案的多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在发票数字化趋势下，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其在众多企业的成功应用案例，证明了它的有效性和可靠性。企业可以放心选择合思档案来解决财务档案管理难题。
合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等多个城市。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话进行咨询，也可访问www.hosecloud.com网站了解更多信息，还能通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关资讯。现在点击免费试用，体验合思档案为您带来的财务档案管理新变革！
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