合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设迫在眉睫。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代的企业也面临着诸多问题。企业高管为纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员被海量的档案数据、繁琐的整理工作和枯燥的手动匹配核对所困扰；业务人员则在报销纸质票据的繁琐流程中耗费大量时间。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用，更有高合规风险，如电子会计凭证文件管理不善、不可抗力导致纸质档案损坏等。

好在国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，电子会计档案管理需注重档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，它的出现无疑是企业财务档案管理的一场及时雨，其必要性和重要性不言而喻。

合思档案：财务数智化领域的璀璨之星

合思档案隶属于北京合思信息技术有限公司，这家创立于2014年的科技公司，专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。

合思档案作为旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。在企业费控报销信息化细分领域，合思市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。其在行业内的地位和实力，为企业的费用分析与控制提供了坚实的保障。

核心功能：多维度赋能企业档案管理

• 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
  在多源采集方面，合思档案充分考虑到跨系统数据集成的需求。它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也有多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这一功能确保了企业各类费用相关数据能够全面、准确地汇聚到系统中，为费用分析与控制提供了丰富的数据基础。

• 智能制档：高效精准的档案构建
  合思档案的智能制档功能独具特色。会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，大幅减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用，为费用分析与控制提供了可靠的数据支撑。

• 档案管理：灵活安全的管控体系
  合思档案在档案管理方面表现出色。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。还支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这种灵活安全的管控体系，有助于企业更好地进行费用分析与控制。

• 档案应用：数据价值的深度挖掘
  在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务借阅过程透明化，一键到期催还；档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。这些功能让企业能够更深入地挖掘费用相关数据的价值，从而更好地进行费用分析与控制。

优势凸显：对比传统，卓越不凡

• 成本节约：真金白银的实惠
  与传统纸质档案管理方式相比，合思档案在成本节约方面表现卓越。它可节约纸张成本，例如某企业使用合思档案后，年用纸张数量大幅减少。同时，还减少了档案室、档案柜等存储空间需求，某集团使用后，存储空间成本减少300册/年，释放1/3空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。这些成本的节约，对于企业的费用分析与控制有着直接的积极影响。

• 效率提升：分秒必争的高效
  传统纸质档案管理存在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙等问题。而合思档案实现了自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，能够1分钟快速定位数据。某企业使用后，整理匹配效率提升80%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。效率的大幅提升，让企业在费用分析与控制方面能够更加及时、准确地获取信息。

• 合规性保障：稳如磐石的后盾
  传统纸质档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等合规风险。合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，符合国家政策要求。某集团使用后，力保电子会计档案合规，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。合规性的保障，为企业的费用分析与控制提供了坚实的后盾。

• 数据利用：挖掘价值的利器
  传统档案数据往往未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询。合思档案可实现一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。还能实现档案数据资产化，真正利用档案数据，实现数据价值。这对于企业进行全面、深入的费用分析与控制至关重要。

案例见证：成功实践的典范

• 案例一：大型单据量企业的破局之路
  某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min。这一案例充分展示了合思档案在处理大量费用相关数据时的强大能力，为企业的费用分析与控制提供了有力支持。

• 案例二：集团型企业的标准化变革
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少，纸张打印成本减少。这一案例体现了合思档案在集团型企业费用分析与控制方面的重要作用。

• 案例三：低效档案管理企业的逆袭
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、数据未有效整理利用、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这一案例表明合思档案能够有效解决企业在费用分析与控制过程中因档案管理不善而带来的问题。

• 案例四：教育集团的效率提升之道
  某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这一案例说明合思档案在不同行业的企业费用分析与控制中都能发挥重要作用。

未来展望：携手共进，引领变革

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，实现应收尽收，满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。它是企业实现全面数字化的“最后一公里”，能显著降本增效，是闭环全量业财系统的“连接器”，让数据“活起来”，实现资源重组。企业需要的电子档案管理系统应具备连接、敏捷、稳定、合规等特点，合思档案恰恰符合这些要求。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将携手企业碰撞出协作的价值，助力企业打响数字化转型决胜之战。未来，合思档案将继续秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，满足企业不断变化的需求，为更多企业提供优质的财务数智化服务，推动企业财务档案管理向更高水平发展。

如果您想体验合思档案在费用分析与控制方面的卓越功能，不妨免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章！