合思助力企业出差费用审核数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），标志着电子凭证全流程无纸化时代的来临。

然而，电子凭证全面数字化应用并非一帆风顺。企业在转型过程中面临着诸多痛点。电子凭证类型繁多、格式杂乱，不同类型的凭证在处理和管理上存在很大差异，协同难度大，而且还容易丢失，这些数字鸿沟严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。

调研显示，虽然企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策有一定了解，但仍有 34.2%的受访者在使用不符合要求的 JPG 格式发票。企业内部信息化、数字化水平有限，个人认知提升缺乏有效路径，导致电子凭证数字化认知水平亟待提高。

当前处于纸质凭证向电子凭证转型阶段，纸质凭证和电子凭证共存是普遍现象。大部分企业在会计凭证存储上仍依赖传统纸质档案，合规风险难以把控。有 30.53%的受访者选择不查验电子凭证，这给企业带来了巨大的审计风险和税务风险。同时，电子凭证数字化转型具有多样性和复杂性，67.35%的受访者认为缺少统一的综合服务平台来实现所有电子凭证的收集和分发，65.99%的受访者觉得涉及多个政府部门难以协同，即便实现电子归档也困难重重。出差费用审核在这样的背景下，也面临着诸多挑战。

合思破局：无需报销解决方案领航转型

合思针对电子凭证数字化转型的痛点，推出了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案。该方案涵盖了总额管控、商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等多个环节。

合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的推广应用，无论是线上交易还是线下消费都能实现无需报销，这大大推动了企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型形成全流程闭环。在出差费用审核方面，该解决方案能够有效解决流程繁琐、成本高、合规风险大等问题，实现业财深度融合，提升财务管理效率。

合思的解决方案以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节。这有利于推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面，也让出差费用审核更加智能、高效。

功能大观：合思平台尽显全面强大

• 差旅申请开启便捷之旅
  员工可以在线提交差旅申请，系统会自动生成电子票据和报销单据。这一功能简化了出差申请流程，让员工无需再为繁琐的纸质申请和单据填写而烦恼，提高了出差申请的效率，也为出差费用审核提供了准确的基础数据。

• 商旅订购畅享出行便利
  合思平台支持机票、酒店等预订服务，方便员工进行商务旅行安排。员工可以在平台上轻松比较不同航班和酒店的价格和服务，选择最适合自己的出行方案。这不仅提高了员工的出行体验，也有助于企业控制差旅费用，同时也为出差费用审核提供了清晰的费用明细。

• 发票采集确保信息精准
  平台的发票采集功能能够自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误。通过先进的 OCR 技术，快速准确地提取发票上的关键信息，提高了发票处理的效率和准确性，为出差费用审核提供了可靠的发票依据。

• 自动记账减轻财务负担
  根据预设规则，平台能够自动将费用分录到相应的会计科目下，减轻财务人员的工作量。财务人员无需再手动录入大量的费用数据，节省了时间和精力，也提高了记账的准确性，使得出差费用审核更加高效。

核心亮点：合思产品优势独树一帜

• 集成能力无缝对接
  合思拥有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接。这实现了数据的共享和协同工作，方便企业进行整体的信息化管理。在出差费用审核方面，通过与其他系统的对接，能够获取更全面的费用数据，提高审核的准确性和效率。

• 安全保障数据无忧
  采用先进的加密技术和访问控制机制，合思为企业敏感信息和数据安全提供了有力保障。企业在使用过程中无需担心数据泄露等问题，能够放心地进行出差费用审核等财务管理工作。

• 定制服务满足个性
  合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。不同企业在出差费用审核等财务管理方面有不同的需求，合思的定制化服务能够满足这些多样化需求，为企业提供最适合的解决方案。

• AI 辅助科学决策
  合思产品具有 AI 辅助决策功能，利用大数据分析和机器学习技术为企业管理者提供数据驱动的洞察和建议。在出差费用审核过程中，管理者可以通过这些数据洞察发现费用异常情况，做出更科学的决策，优化企业资源配置。

价值凸显：合思方案为企业带来多维度提升

• 效率提升显著加速
  企业使用合思解决方案后，财务入账效率大幅提升。如某国民经典零食品牌财务入账效率提升 60%，员工报销效率也显著提高。某企业报销效率提高 300%，报销周期从 2 个月缩短至 3 周。这使得出差费用审核等财务工作更加高效，员工能够更快地获得报销款项，提高了员工的满意度。

• 成本降低效益提升
  合思方案能够减少差旅费用和档案管理成本。某国民经典零食品牌年度节约 200 万 + 差旅费用，某大型移动通信集团实现全集团记账凭证、会计账簿无纸化，年节约成本 4000 万元。在出差费用审核方面，通过合理控制差旅费用，降低了企业的运营成本。

• 合规保障安心经营
  发票 OCR 识别验真，有效保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。这为出差费用审核提供了合规保障，降低了企业的合规风险。

• 数据驱动精准决策
  管理者能够更高效地掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。如某企业通过统计售后团队的出差时间分布，优化调整各组织售后人员安排。在出差费用审核过程中，数据驱动的决策能够帮助企业更好地控制费用，提高资源利用效率。

场景演绎：合思产品应用广泛多元

• 企业差旅管理省心便捷
  员工通过合思平台进行差旅申请、预订机票酒店等，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，实现了便捷的差旅管理流程。在出差费用审核方面，这种便捷的流程使得费用数据更加清晰、准确，审核工作更加轻松。

• 财务核算记账高效准确
  合思平台实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，提高了财务核算和记账的效率和准确性。在出差费用审核中，准确的财务核算和记账为审核提供了可靠的依据，减少了审核误差。

• 档案管理难题轻松化解
  合思档案实现智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，解决了企业会计档案管理难题。在出差费用审核方面，完善的档案管理能够方便审核人员查阅相关费用凭证，提高审核效率。

• 费用管控精准有效
  合思平台设定预算上限，防止超支情况发生，对企业费用进行有效管控。在出差费用审核过程中，通过预算管控能够及时发现费用超支问题，采取相应的措施进行调整。

案例见证：合思方案成效卓著

• 某国民经典零食品牌的蜕变
  该企业存在覆盖全国的销售版图、供应链复杂，差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案来源广、数量巨大等问题。应用合思解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理。简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。在出差费用审核方面，这些成效使得审核工作更加高效、准确，合规性也得到了有效保障。

• 某企业的降本增效之路
  该企业主营业务建设覆盖面广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长。日均处理订单多，财务手工录入、审批和记账效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研系统但存在诸多问题。与合思合作后，“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%。真正实现了企业降本增效，员工因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。在出差费用审核方面，这些改变使得审核流程更加顺畅，成本得到有效控制。

• 某知名头部数字阅读品牌的数字化转型
  该企业存在数据分散内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量多，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，人效低。全业务数据均需打印成本，造成纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料困难等问题。引入合思产品后，增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用。合规方面，发票 OCR 识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在出差费用审核方面，这些成效使得审核更加智能化、合规化，成本也大幅降低。

• 某世界 500 强旗下教育服务品牌的管理变革
  该企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率 91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。在出差费用审核方面，电子化的管理方案使得审核更加高效、便捷，成本也显著降低。

市场剖析：合思定位独特优势显著

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，其市场定位明确。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖出更多净利润，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思具有诸多差异化优势。它是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。拥有强大的技术研发能力和丰富的行业经验，能够提供定制化的解决方案，满足不同企业的个性化需求。产品具有全面的功能和强大的集成能力，能够实现业财深度融合，提升企业财务管理效率。在电子凭证数字化转型领域具有领先的技术和实践经验，能够帮助企业更好地应对政策要求和市场变化。在出差费用审核方面，这些优势使得合思能够为企业提供更优质、更专业的解决方案。

展望未来：携手合思开启转型新篇

合思的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案能够帮助企业解决电子凭证数字化转型过程中的诸多痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。在出差费用审核方面，该方案能够提高审核效率、降低审核成本、保障审核合规性。

未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求，不断推动行业的进步和发展。合思提供免费试用服务，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。还提供灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。

如果您的企业也想提升出差费用审核的效率和质量，实现财务数智化转型，欢迎广大企业拨打 400 – 105 – 6505 咨询，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，也可通过微信公众号和小助手获取相关服务，选择合思，开启财务数智化转型之旅，享受免费试用带来的便捷与效益。