合思档案：差旅费用报销及企业档案管理的高效解决方案

在当今企业运营中，档案管理常常成为令人头疼的难题。对于企业高管而言，纸质档案管理成本犹如一座大山，不仅花费巨大，而且占据大量空间。更让人无奈的是，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。

财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来。整理这些数据不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复，极大地消磨了工作热情。而业务人员在差旅费用报销时，更是苦不堪言。出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间，让本就忙碌的工作更加雪上加霜。

此外，纸质档案还存在诸多问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，且不可抗力还可能导致纸质档案损坏。面对这些痛点，企业急需一种高效的档案管理解决方案，而合思档案应运而生。

合思档案：多元场景的贴心管家

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。在差旅费用报销场景中，它可以便捷调阅不打印，混序归集免组装，大大简化了报销流程。

其涵盖电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案），无论是电子还是纸质档案，都能进行有效的管理。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，即使企业有大量的差旅费用报销单据，也能快速准确地处理。档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，为企业提供了更加灵活的档案管理方式。数电票解决方案则提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，在差旅费用报销中涉及的电子发票等凭证，都能得到妥善处理。

核心功能：档案管理的强大引擎

• 智能采集：多元渠道的高效汇聚
  合思档案的智能采集功能十分强大。外部生态通过规则引擎、业务映射等方式，实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。在差旅费用报销中，无论是线上平台的电子发票，还是线下获取的纸质票据，都能通过相应的方式进行采集。内部则通过EAI插件、API接口等方式进行采集，支持多种格式，如PNG、OFD、JPG、PDF、XML，还能与众多合作伙伴系统集成，确保企业各种渠道的差旅费用报销凭证都能顺利采集。

• 智能制档：精准匹配的高效运作
  智能制档方面，规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。在差旅费用报销中，发票、报销单等凭证能够自动关联，大大提高了工作效率。同时，它还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能，让财务人员随时了解工作进度。字段映射让已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析差旅费用报销的相关数据。

• 双模式检测：数据安全的坚实保障
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。在差旅费用报销中，能够确保报销凭证的真实有效。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，让企业在差旅费用报销管理中更加放心。

• 档案管理：精细权限的有序管控
  档案管理功能中，权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。在差旅费用报销中，不同的人员有不同的权限，确保数据的安全性和保密性。档案目录支持自定义分类、字段维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，方便企业对差旅费用报销档案进行分类管理。

使用收益：企业发展的有力助推

• 降本增效：成本节约的显著成效
  使用合思档案能带来显著的降本增效。可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%。在差旅费用报销方面，不再需要大量打印纸质票据，减少了纸张成本和整理时间。企业可以更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，让差旅费用报销管理更加高效。

• 全链路拉通：信息化建设的重要补充
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在差旅费用报销中，实现了从业务发生到财务入账、档案归档的全流程贯通，让企业的财务管理更加顺畅。

• 数据活化：决策支持的有力依据
  让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在差旅费用报销中，企业可以通过分析档案数据，了解员工的差旅消费情况，为企业的费用控制和决策提供有力依据。

• 满足多元需求：不同角色的贴心之选
  合思档案满足不同角色需求。CEO/高管可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，降本增效。在差旅费用报销方面，高管可以通过数据了解企业的差旅成本情况，做出更合理的决策。归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源便于监控、分析。外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，方便对差旅费用报销进行审计。

典型场景：多领域的广泛应用

• 共享调阅：多维查询的便捷体验
  共享调阅场景满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。在差旅费用报销中，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）有不同的查询和使用方式，方便各方对差旅费用报销档案进行查询和管理。

• 实物备查：创新管理的高效模式
  在“纸电混合”阶段，实物备查场景通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。在差旅费用报销中，对于纸质票据等实物档案，实现了全流程线上化管理，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，支持集团共享批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，让实物档案的管理更加便捷。

• 数电票处理：全流程闭环的高效管理
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。在差旅费用报销中，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，让差旅费用报销中的电子发票管理更加规范。

• 档案移交鉴定销毁：线上管控的合规保障
  档案移交、鉴定、销毁场景实现全流程线上化管控。电子 + 实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册；档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源；档案销毁满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化。在差旅费用报销档案的管理中，确保了档案移交、鉴定、销毁的合规性。

客户案例：成功实践的有力证明

某企业年单据量2.6亿，在差旅费用报销等会计档案管理方面存在纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。在差旅费用报销中，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，数据指标提升。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。在差旅费用报销中，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案统一储存，业务检测方案保障业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。在差旅费用报销方面，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在问题。合思档案的数据集成方案应收尽收，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。在差旅费用报销中，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思档案获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，且国家四部委官方试点100%成功验收，具有较高的可靠性和权威性。已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，众多客户给予了高度评价。

如果你正在为差旅费用报销及企业档案管理难题而烦恼，不妨抓住机遇，选择合思档案开启高效档案管理之旅。现在就可以免费试用，亲身体验合思档案带来的便捷与高效！