合思档案：数电票时代企业财务档案管理的破局之钥

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策表明，2025年将完成数电票全覆盖。这一趋势下，收票政策明确电子发票接收合法合规，开票方面全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。

数电票的兴起，让企业财务档案管理直面新挑战。数电票管理要求特殊，需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的要求。比如，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。

纸电混合时代，企业不同角色都面临着财务档案管理的痛点。企业高管为纸质档案管理成本巨大、储存占地而烦恼，且档案数据难以分析利用；财务人员面对海量档案数据，整理耗费时间，手动核对枯燥繁复；业务人员在差旅费用报销等流程中，也因纸质票据流程繁琐而苦不堪言。

同时，企业还存在高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生。

多元方案适配多样需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台独具特色，便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。它涵盖电子档案，如发票、单据、凭证、账簿、报表，以及纸质档案，如自定义档案、实物备查解决方案。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能实现秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。

数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端服务；实物备查解决方案实现实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物。这一系列方案，能满足企业在差旅费用报销等不同场景下的档案管理需求。

强大功能铸就卓越体验

• 多源采集灵活高效
  合思档案支持接口互联、自主采集。它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集、自主补录，可对单张PDF大文件进行自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在差旅费用报销相关的档案采集上，无论是电子发票还是纸质票据的影像，都能通过多种方式高效采集。

• 智能制档精准快捷
  通过规则引擎自动组装，合思档案能实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在处理差旅费用报销的凭证时，能快速准确地完成关联和组装。

• 档案管理精细规范
  合思档案具备权限管理，可精准管控用户角色、数据权限、功能操作权限和水印权限。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。在差旅费用报销档案的管理上，能确保数据的安全和规范。

• 档案应用便捷多元
  可实现多维检索，满足多场景查询需求。一站式预览，穿透联查多种类型凭证票据。支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据和档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。在差旅费用报销的后续查询和审计中，能提供极大的便利。

核心亮点彰显独特优势

• 降本增效成效显著
  合思档案可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，实现档案不打印。在差旅费用报销相关档案管理中，能让企业更有效地“收紧钱袋子”，降低运营成本。

• 合规管理坚实保障
  电子会计档案管理合规，符合国家政策要求，实现档案全生命周期管理闭环，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。在差旅费用报销的合规性上，为企业提供坚实保障。

• 数据利用价值凸显
  让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在差旅费用报销数据分析上，能为企业提供有价值的决策依据。

• 资源重组效益提升
  实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在差旅费用报销流程中，优化资源配置，提高整体运营效率。

价值体现惠及不同角色

• 助力高管决策数智化
  对于CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。在差旅费用报销政策制定和成本控制上，为高管提供有力支持。

• 解放财务人员精力
  对于归档员/财务，可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在差旅费用报销的审核和归档工作中，减轻财务人员负担。

• 简化外部审计流程
  对于外部审计，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。在差旅费用报销审计时，提高审计效率。

典型场景展现应用实力

在企业日常的档案管理流程中，合思档案有出色的表现。
业务流转环节，上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件。在差旅费用报销中，员工可便捷上传相关票据影像。
财务入账环节，同样进行业务流转和必要的打印操作。
档案采集环节，进行到单确认、扫码装盒、移动上架和确定归档时段。
档案制档环节，系统自动整理、匹配、组件，完成档案制档。
档案管理环节，以全量电子会计档案为主，包括电子会计凭证原件、纸质会计凭证影像等，主动利用电档进行智能检索、辅助审计等操作，同时以纸质档案辅助备查。
档案利用环节确保档案完整。
在实物备查场景下，智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。在差旅费用报销相关的实物档案管理上，实现高效有序。

成功案例见证卓越效果

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，数据指标显著提升。在差旅费用报销档案管理上，也取得了良好效果。
某世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难的问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。在差旅费用报销档案管理方面，优化了流程，降低了成本。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案统一储存，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，提高了合规性管理，减少了档案匹配和查询耗时。在差旅费用报销档案的管理和利用上，为企业带来了显著效益。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案应收尽收，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理确保电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。在差旅费用报销档案管理中，提升了整体效率。

市场定位与差异化优势突出

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，服务7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。
合思档案具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入。符合国家政策要求，具备电子会计档案合规性管理。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。
合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求。
合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。在差旅费用报销档案管理上，能满足企业多样化的需求。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，能让每一个企业都更好享受数字化转型带来的降本增效。合思档案具备强大的功能和显著的优势，未来将在企业数字化建设中发挥更大的作用，帮助更多企业解决财务档案管理难题。

如果您想体验合思档案为差旅费用报销等财务档案管理带来的便捷与高效，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号和小程序二维码联系我们，还可免费试用合思档案，开启高效的财务档案管理之旅。