在当今数字化浪潮席卷的时代，发票电子化趋势已然成为企业财务管理领域不可阻挡的潮流。2025年数电票全覆盖的目标，更是给企业财务档案管理带来了全新的挑战。在这场变革中，企业的信息化建设亟待加强，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合的时代背景下，企业各层级人员在档案管理方面面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要耗费大量的存储空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则要手动逐一匹配、核对海量的档案数据，工作枯燥且效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间和精力。
此外，纸质档案还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材成本以及档案室和档案柜等存储空间的需求上；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法有效利用；高合规风险则是由于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力因素容易导致纸质档案损坏。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然面临着纸质文件储存和数据存储线下载体的难题，这严重影响了企业的全面数字化进程。在这样的时代背景下，合思档案应运而生，为企业的档案管理提供了专业的解决方案。
多角色解决方案：满足多元档案管理需求
在发票电子化趋势下，合思档案针对不同角色提供了精准的解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案可以帮助他们沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力支持，助力企业实现数智化决策，达到降本增效的目的，同时实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员则能从合思档案中大幅提高工作效率，告别重复低价值的工作。合思档案实现了档案数据的同源性，让档案在全流程中透明流转，便于监控和分析。这使得他们能够轻松完成档案管理工作，同时提高档案的利用效率。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源性。支持一键查询借阅，权限可以一键下放或回收，让财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
核心功能揭秘：彰显档案管理强大实力
合思档案在发票电子化趋势下，凭借其强大的核心功能和显著优势，在档案管理领域脱颖而出。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成的要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它也支持自定义数据采集方案，以满足不同企业的个性化需求。此外，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案还支持手动采集，可进行便捷的手动数据补录。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装会计档案，实现了不同系统、不同类别的核心会计凭证的自动关联匹配及组装，能够减少90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能，让档案整理工作更加高效。字段映射功能则让查阅更加便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。
档案管理功能强大且细致。权限管理精准，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，并进行水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等，还能动态自动封装归档接口。
实际案例鉴证：合思档案成效显著
在发票电子化趋势下，合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的实际效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证总量达14W + 、单据总量达50W + ，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配仅需15min等。
世界上最大的重型装备制造商之一面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，同时低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案带来了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一在档案采集、存储、整理和利用方面存在低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案的多维穿透查询和以电子借阅为主的简便高效方式。
在发票电子化趋势下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，合思档案都能助力企业实现这一转型。合思档案拥有众多成功案例，服务过众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，众多客户给予了高度评价，证明了其产品的可靠性和有效性。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，提供400 – 105 – 6505的咨询电话，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序，企业可通过多种渠道了解和联系合思，开启档案管理数字化之旅。合思坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，能让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
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