在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，在财务数字化转型的道路上有着强烈的需求和丰富的探索历程。自 2017 年建立财务共享中心以来，该企业不断推进财务数字化转型，2018 – 2022 年间，智能报销系统从 1.0 升级至 4.0，极大地提高了运营效率。然而，随着业务的不断发展，新的问题也逐渐浮现，而合思的解决方案为其带来了新的转机。
业务迷局：传统财务模式的重重挑战
该企业在业务发展过程中，面临着传统财务模式带来的诸多挑战。
企业的业务和财务系统众多，且相互独立。这种孤立的系统架构导致数据无法互通，结构化数据的提取变得异常困难。例如，电子发票的打印、查重和验伪工作，不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。这对于注重环保和成本控制的企业来说，无疑是一个亟待解决的问题。
实物存档方面，也存在着诸多弊端。实物档案占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的管理成本。而且，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，耗费了大量的人力和时间。
此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业的财务管理效率和发展。在节省差旅费用方面，传统财务模式的繁琐流程也使得费用管控难以精准实施，增加了不必要的开支。
破局良方：合思全生命周期电子化会计档案管理方案
面对企业的困境，合思提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案。
档案数据来源广泛，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA 等多种类型。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入，即可实现档案的应收尽收。
接口传输方式多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，为数据的传输提供了便利。实现自动归档功能，包含智能组单、四性检测等功能。对会计类档案的管理范围全面，不仅涵盖了内部的凭证、订单等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。
合思拥有强大的规则引擎自定义搭建功能，可实现亿级数据的秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。这一方案能够有效解决企业在财务档案管理方面的难题，对于节省差旅费用也有着积极的作用，通过精准的费用管控和高效的流程处理，减少不必要的开支。
落地之旅：解决方案的有序实施
合思在实施解决方案时，采取了有序的步骤。
首先，通过广泛连接异构系统，将企业不同来源的档案数据进行整合，确保数据的完整性和准确性。利用自动封装接口，实现数据的高效传输和处理，为后续的智能组单和四性检测等操作奠定了基础。
在档案管理过程中，依据规则引擎进行智能组单和四性检测，保障档案的质量和合规性。对不同类型的会计档案进行分类管理，建立清晰的档案体系，便于后续的查阅和使用。整个实施过程有条不紊，确保了方案能够顺利落地，为企业节省差旅费用提供了有力的支持。
成效彰显：方案实施后的显著成果
该方案实施后，取得了显著的成果。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提高了档案的利用率。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。在节省差旅费用方面，通过精准的费用管控和流程优化，取得了明显的成效，减少了不必要的开支，提高了资金的使用效率。
客户盛赞：对合思解决方案的高度认可
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。
他们表示，合思的解决方案有效解决了企业在财务档案管理方面的难题，提高了财务管理效率，降低了成本。对合思的规则引擎和电子会计档案系统给予高度肯定，认为其能够有效管理大量数据，为企业的数字化转型提供了有力支持。在节省差旅费用方面，合思的方案也发挥了重要作用，得到了企业的认可。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其专业的解决方案和优质的服务，已经帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想让企业在财务数字化转型中取得突破，不妨选择合思，开启高效财务管理新篇章。节省差旅费用，从选择合思开始。立即拨打联系电话 400 – 105 – 6505，或访问网站 www.hosecloud.com，还可免费试用合思的解决方案，体验高效财务管理的魅力。
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