在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也曾面临诸多难题，而合思的出现，为其解决了这些难题，也为企业节省差旅费用带来了新的可能。
动力源的业务迷雾：现状与痛点交织
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作的体验如同在荆棘丛中前行。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，繁琐的操作让人疲惫不堪。而财务人员则要手工录入报销数据，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，合规性成了一大难题。
系统的割裂让数据如同散落在各处的珍珠，无法串成一条完整的项链。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以落地，信息滞后严重影响了企业的决策效率。
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得业务覆盖面广，报销模式复杂，涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作如同大海捞针，繁琐至极。在这样的情况下，节省差旅费用更是难上加难。
合思妙方：为动力源定制解决方案
面对动力源的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案。
– 系统集成：搭建数据互通桥梁
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这就如同在不同的岛屿之间搭建了桥梁，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为节省差旅费用提供了数据支撑。
– 产品应用：重塑商旅出行流程
合思的“无需报销”模式，如同一场革命，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的操作不仅简化了流程，还大大节省了差旅费用的管理成本。
– 系统连接：打破数据流转壁垒
合思强大的系统连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这就打破了数据流转的壁垒，让信息能够顺畅流通，为企业的财务管理提供了有力的支持，进而有助于节省差旅费用。
解决方案实施：步步为营见成效
合思的解决方案实施过程有条不紊，每一步都为动力源的财务数字化转型奠定了坚实的基础。
– 系统集成对接：确保数据准确传递
首先进行的是系统集成的对接工作，将HR系统、BPM系统等与合思费控进行同步。在这个过程中，合思的技术团队严格把控，确保数据的准确和及时传递，为后续的业务开展提供了可靠的数据保障，也为节省差旅费用创造了条件。
– 产品应用引导：员工与财务共同适应
在产品应用方面，合思逐步引导员工使用无需报销的模式。组织专门的培训，让员工了解如何在合规的前提下进行因公消费。同时，也让财务人员熟悉新的对账、审批和结算流程。通过不断的培训和实践，员工和财务人员逐渐适应了新的模式，为节省差旅费用提供了人力保障。
– 系统连接优化：保障数据流转顺畅
合思还不断优化系统连接，根据动力源的实际业务需求调整Open API和自定义流程引擎的设置。确保数据流转的顺畅，让企业的财务管理更加高效，进一步促进了差旅费用的节省。
转型成果：动力源焕发出新活力
经过合思解决方案的实施，动力源取得了显著的成果和效益，在节省差旅费用方面也有了明显的突破。
– 操作体验革新：效率大幅提升
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款，也提高了员工的工作积极性，间接节省了差旅费用的管理成本。
– 会计工作量缩减：人员成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和审核工作中解放出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和预算规划，这有助于企业更好地控制差旅费用。
– 员工体验提升：流程简化便捷
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时多渠道同屏比对，全场景无需垫资，这让员工在差旅过程中更加轻松，也有助于企业节省差旅费用。
– 财务管控升级：合规结算统一
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够更好地进行财务管理，确保差旅费用的合理支出。
动力源反馈：高度认可合思方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分说明了合思的解决方案得到了动力源的高度认可，也证明了其在节省差旅费用方面的有效性。
在当前经济环境下，企业对于节省差旅费用的需求愈发迫切。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已经帮助众多像动力源这样的企业解决了财务数字化难题，取得了显著的成效，实现了差旅费用的有效节省。如果您的企业也面临着类似的问题，不妨选择合思，开启免费试用，踏上财务数字化转型之旅，让合思助力您的企业节省差旅费用，提升竞争力。
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