在数字化浪潮风起云涌的当下，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理也迎来了全新的挑战。数电票要求经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息。这一切都表明，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代，企业面临着诸多档案管理的痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的储存空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁琐。业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据的留存和上交流程也十分繁琐，耗费大量时间。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。即便企业在推行数字化的过程中建设了OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储仍依赖线下载体。
综合方案：一站式破解档案管理难题
合思档案作为行业领先的解决方案提供商，为企业提供了一套全面的档案管理综合方案。该方案包括领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
合思档案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀企业的数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值。它还能助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型打响决胜之战。同时，借助数字化手段，合思档案能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现企业的绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。而对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员也无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。
核心功能：彰显产品独特竞争力
合思档案拥有一系列强大的核心功能，相较于传统档案管理方式，具有显著的优势。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。外部生态通过规则引擎、业务映射等方式实现采集，内部则通过EAI插件、API接口等进行采集，同时还支持人工补录。这使得合思档案能够多渠道、多系统、多类型地采集会计资料，确保数据的全面性和准确性。
智能制档功能同样出色。通过规则引擎，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，该功能还具备字段映射功能，让查询更加便捷。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据质量的重要手段。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。
档案管理功能方面，合思档案具备完善的权限管理体系。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，满足企业多样化的档案管理需求。
应用案例：见证产品实际价值
合思档案在不同类型的企业中都有广泛的应用，以下是一些实际案例。
对于年单据量达2.6亿的企业来说，会计档案纸电混合管理难度大，手工作业低效费力。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。这不仅实现了业务和财务数据的穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，还实现了管理自动化，降低了企业成本。
共享中心统建的集团型企业面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，实现了低碳环保。该方案使整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，纸张打印成本每年减少100万张纸。
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估可为企业节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一在档案采集、存储、整理、利用方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询和以电子借阅为主的方式，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能助力企业实现财务档案管理的变革。合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，方便企业联系沟通。企业可随时拨打联系电话400 – 105 – 6505进行咨询，也可通过网站www.hosecloud.com了解更多合思档案的详细信息，还能通过微信公众号和微信小程序进一步关注产品动态。
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