在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这一转型之路上积极探索，与合思携手，共同解决发票费用控制难题，实现了财务数字化的重大突破。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。随着企业的不断发展，动力源在财务数字化方面的需求日益凸显，尤其是在发票费用控制方面，面临着诸多挑战。
动力源财务痛点：发票费用控制困境
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系统繁杂体验差
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，这些系统并未带来预期的效果。整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高筑，导致多系统操作体验极差。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，耗费大量时间和精力。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免，严重影响了发票费用控制的准确性和效率。 -
数据分散难协同
系统的割裂还导致了数据的分散和信息的滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标等管理分散在多个系统中，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，发票费用控制缺乏有效的数据支持。动力源的财务人员在进行费用审核和控制时，往往需要在多个系统中查找和核对数据，工作效率低下，且容易出现错误。 -
业务复杂稽核繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。其业务覆盖面广，报销模式复杂，报销涉及的事项和发票类型繁多。这使得稽核工作变得异常繁琐，财务人员需要花费大量的时间和精力对每一笔报销进行审核，以确保发票费用的合规性。然而，由于人工审核的局限性，仍然难以完全避免违规报销的情况发生。
合思解决方案：精准破解发票费用控制难题
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系统集成数据通
合思为动力源提供了全面的系统集成解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，确保人员信息的及时更新和准确传递。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过系统集成，打破了数据流转的壁垒，实现了各系统之间的数据互通，为发票费用控制提供了有力的数据支持。 -
无需报销提体验
合思的无需报销模式为动力源带来了全新的报销体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，真正实现了消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作不仅简化了报销流程，还提高了发票费用控制的准确性和效率。 -
连接能力促协同
合思的系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。通过系统的高效协同，动力源在发票费用控制方面实现了质的飞跃。
方案实施步骤：稳步推进发票费用控制变革
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基础数据同步
合思与动力源展开财务数字化合作后，首先进行了基础数据的同步。包括人员信息、组织架构、订单数据等，这些数据的准确同步为后续的业务流程优化奠定了坚实的基础。通过对基础数据的整合和梳理，确保了各系统之间的数据一致性，为发票费用控制提供了可靠的数据保障。 -
引入无需报销模式
在基础数据同步完成后，合思引入了无需报销的模式。为了让员工能够顺利适应新的流程和操作方式，合思对员工进行了全面的培训和指导。通过培训，员工逐渐熟悉了新的报销模式，提高了操作的熟练度，为发票费用控制的高效实施提供了人员保障。 -
优化系统连接与数据同步
在项目推进过程中，合思不断优化系统连接和数据同步。通过持续的技术升级和优化，确保各系统之间的高效协同。及时解决系统运行过程中出现的问题，保证数据的及时准确传递，进一步提升了发票费用控制的效果。
实施成果效益：发票费用控制成效显著
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操作体验革新
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工可以更加便捷地完成报销操作，减少了繁琐的流程和时间成本。 -
成本节约增效
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和审核工作中解放出来，可以将更多的精力投入到更有价值的工作中。同时，发票费用控制的准确性和效率得到了显著提高，有效降低了企业的费用支出。 -
费控合规统一
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了大量的精力。企业的财务管理制度得到了更好的落地实施，发票费用控制更加科学、规范。
动力源评价反馈：携手合思共创未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源对合思的服务给予了高度评价，也表达了继续合作的意愿。
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