在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理水平愈发成为核心竞争力的关键要素。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的行业巨头，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，荣膺国家认定“智能制造示范企业”称号。其在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 + 。庞大的业务规模也带来了海量的财务数据，年记账凭证量达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量有177744张，年发票量为123247张。如此巨大的数据量，让金牌橱柜在财务管理，尤其是档案管理方面面临着诸多挑战，而自动识别发票等先进技术的应用也成为迫切需求。
档案管理困局：金牌橱柜的痛点剖析
档案整理：数据孤岛下的繁杂工序
金牌橱柜的会计档案散落于各个系统，数据难以有效利用。在整理环节，工作人员需要逐一将这些档案打印出来，再进行手工匹配、组装、装订和上架等操作。这种传统的整理方式不仅耗费大量的人力和时间，而且容易出现错误，使得档案数据的价值难以得到充分挖掘。自动识别发票技术的缺失，让发票处理也成为一项繁琐的工作。
档案保管：流程繁琐效率低下
财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个环节和部门，交接手续繁琐，容易出现档案丢失或损坏的情况，影响企业的财务管理效率。
档案存储：纸质档案的沉重负担
公司采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。这不仅需要耗费大量的存储空间，还需要投入高额的存储成本。每年的打印成本预估达180000元，存储空间成本90000元，打印成本100000元。同时，纸质档案的保存期限有限，容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，存在一定的安全隐患。
档案管理利用：手工查询的低效困境
公司以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查。这种方式不仅效率低下，而且查询结果的准确性也难以保证。在需要快速获取档案信息时，往往无法满足企业的需求。自动识别发票的缺失，使得发票信息的查询和管理更加困难。
合思方案：科技赋能开启智慧档案管理
统一存储：打破数据壁垒
合思为金牌橱柜提供的解决方案中，首先是打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准和统一管理。通过自动识别发票技术，能够快速准确地将发票信息录入系统，与其他档案数据进行关联，提高了数据的准确性和完整性。这一举措使得企业的会计档案不再分散在各个系统中，而是形成了一个集中的、可共享的数据库，为后续的管理和利用提供了有力支持。
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过自动识别发票，能够清晰地记录每一笔业务的发票信息，与相关的凭证、单据等进行关联，形成完整的业务证据链。这不仅有助于企业加强财务管理，提高财务数据的真实性和可靠性，还能够为企业的决策提供有力的支持。
数据共享，一站式查阅：便捷高效新体验
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。通过自动识别发票，将发票信息进行结构化处理，用户可以通过关键词搜索等方式快速找到所需的发票信息，无需再像以前那样逐一翻查纸质档案。这种便捷高效的查阅方式，大大提高了企业的工作效率，节省了时间和人力成本。
银行回单无纸化：降本增效新突破
合思利用先进的技术手段，实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。通过自动识别发票技术，能够将发票信息与银行回单进行匹配，实现业务数据的自动核对。这不仅减少了纸质回单的使用，降低了打印成本和存储空间成本，还提高了数据处理的准确性和效率，助力企业实现降本增效的目标。
方案实施：步步为营打造高效档案管理体系
系统对接与数据整合：奠定基础
首先，合思通过系统对接和数据整合，将散落各系统的会计档案进行统一存储和管理。在这个过程中，自动识别发票技术发挥了重要作用，能够快速准确地将发票信息录入系统，与其他档案数据进行整合。这一步骤为后续的业务证据链搭建和数据处理奠定了坚实的基础。
业务证据链搭建：强化关联
接着，合思搭建会计资料之间的关系，形成完整的业务证据链。通过自动识别发票，将发票信息与相关的业务数据进行关联，实现业财一体双向穿透。这使得企业的财务数据更加真实、准确，为企业的财务管理和决策提供了有力支持。
档案数据处理：实现一站式查阅
然后，合思对档案数据进行聚合化、结构化处理，实现一站式查阅。通过自动识别发票，将发票信息进行结构化处理，用户可以通过关键词搜索等方式快速找到所需的发票信息。这大大提高了企业的工作效率，节省了时间和人力成本。
银行回单无纸化管理：全面推进
最后，合思利用技术手段实现银行回单的自动采集、切割和组装，达成无纸化管理。通过自动识别发票，将发票信息与银行回单进行匹配，实现业务数据的自动核对。这不仅减少了纸质回单的使用，降低了打印成本和存储空间成本，还提高了数据处理的准确性和效率。
方案成效：显著成果见证合思实力
效率提升：时间成本大幅降低
实施合思的解决方案后，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。自动识别发票技术的应用，让发票处理更加高效，大大提高了企业的工作效率。员工不再需要花费大量的时间在繁琐的档案整理和查询工作上，而是可以将更多的精力投入到核心业务中，为企业创造更大的价值。
成本节约：真金白银的效益体现
方案实施后，预估为金牌橱柜节省总体成本30万 + /年。自动识别发票技术的应用，减少了人工处理发票的成本，同时银行回单无纸化管理也降低了打印成本和存储空间成本。这些成本的节约，直接增加了企业的利润，提升了企业的经济效益。
合规保障：档案管理更规范
档案合规性达到了100%。合思的解决方案通过搭建完整的业务证据链，实现了业财一体双向穿透，确保了企业的财务数据真实、准确、合规。自动识别发票技术的应用，也使得发票信息的管理更加规范，减少了发票管理中的风险。
客户评价：金牌橱柜的高度认可
金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。合思的解决方案极大地提高了档案管理的效率，减少了人力和时间成本。自动识别发票技术的应用，让发票处理更加高效，为企业的财务管理带来了极大的便利。同时，实现了档案的合规性管理，为企业的财务安全提供了保障。业务证据链的完整搭建，促进了业财融合，提升了企业的管理水平。银行回单无纸化管理，有效降低了企业的运营成本。
行动号召：选择合思开启财务数智化之旅
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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