在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以势不可挡的姿态驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措如同精准的路标，清晰地指向电子凭证全流程无纸化的未来。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账、归档等难题，即将全面攻克，电子凭证数字化转型的步伐愈发矫健，全流程无纸化时代已然降临。
在这场意义深远的变革中，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到时代的脉搏，顺势推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精心筛选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，编纂并发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具价值的参考与借鉴。
红枣巨头的财务档案困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，在红枣行业深耕多年，并于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益繁杂，公司在财务档案管理方面遭遇了诸多棘手的问题。
在财务归档环节，工作人员需要投入大量的时间和精力，逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案的整理都如同一场精细的拼图游戏，稍有不慎就可能出现档案遗失的情况。这种繁琐的操作流程不仅效率低下，还增加了档案管理的风险。
纸质档案的查找更是一项令人头疼的任务。它们受限于时间和空间的双重约束，查找一份档案往往需要耗费大量的时间。工作人员可能需要在堆积如山的档案中翻找，却未必能及时找到所需的文件。实时调阅、同时借阅以及精准查找这些在数字化时代应有的便捷功能，对于好想你来说，却如同遥不可及的梦想。
大量纸质档案的管理，对空间和人力提出了巨大的挑战。公司需要专门的档案室来存放这些档案，占用了宝贵的办公空间。同时，还需要配备专人进行档案的整理、保管和查找工作，人力成本居高不下。在当前经济环境下，这些问题无疑给企业带来了沉重的负担。
合思档案：破局财务档案管理难题
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，充分展现了合思档案的强大功能优势。
信息共享平台打破壁垒，实现数据同源。合思档案为财务人员打造了一个高效的信息共享平台，通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，实现一键联查。财务人员无需再像以往那样在不同的系统和文件中来回切换，只需在信息共享平台上轻轻一点，就能快速获取所需的全部信息。这不仅大大提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，让财务工作更加便捷、准确。
自动组装，审计便捷。合思档案利用先进的信息技术，实现了档案数据的自动组装。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，极大地提升了审计效率。审计人员可以通过信息共享平台快速获取所需的档案数据，进行精准审计。同时，电子档案的可追溯性和完整性，也为审计工作提供了有力的支持，确保审计结果的准确性和可靠性。
实物高效管理。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以在信息共享平台上快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的效率，还避免了因实物档案存放混乱而导致的查找困难问题。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间，降低了档案管理成本。
携手合思档案，实现显著效益提升
好想你健康食品股份有限公司在引入合思档案后，取得了令人瞩目的成果。通过合思档案的应用，公司在财务档案管理方面实现了质的飞跃。
在人工耗时方面，减少了90%。原本繁琐的档案整理和核对工作，现在通过信息共享平台和自动化流程，变得轻松快捷。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持。
总部接收管理耗时减少了80%。合思档案实现了档案数据的实时共享和传输，总部可以及时获取各部门的档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和传递。这不仅提高了工作效率，还加强了总部对各部门的监管和控制。
借阅管理耗时减少了67%。借助信息共享平台和二维码技术，借阅者可以快速查询和定位所需的档案，借阅流程更加便捷高效。同时，电子档案的借阅可以实现多人同时借阅，避免了因纸质档案借阅冲突而导致的时间浪费。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于空间成本的降低和人力成本的优化。虚拟档案库房的建立，节省了大量的办公空间；自动化流程的应用，减少了对人工的依赖，降低了人力成本。
合思档案以其卓越的性能和强大的功能，帮助好想你健康食品股份有限公司实现了降本增效的目标。同时，合思档案严格遵循国家相关法规和标准，确保企业的财务档案管理合规经营。在环保意识日益增强的今天，合思档案的无纸化管理模式，也为企业的低碳运营做出了积极贡献。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，借助合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标，让企业资源得到更有效的利用。《电子会计档案实践案例集》的发布，更是为我国电子凭证数字化转型注入了强大的动力，有望推动电子凭证全链路智能流转的数智化新局面的形成。
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