在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，一路披荆斩棘，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是众多国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在行业内的卓越实力。
然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型的道路上也曾遭遇困境。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。但事与愿违，整体流程依然复杂，系统壁垒高耸，与预期的目标相去甚远。审批流程优化成为了动力源亟待解决的问题。
业务迷宫：动力源的现状与痛点
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自研系统的困局
动力源在发展过程中，自主研发了大量的系统。然而，这些系统却如同一个个孤岛，难以整合。传统的手工报销模式更是弊端丛生。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，操作体验极差。财务人员则需要手工将报销数据录入系统，发票的验真、查重也都依靠手工完成。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，审批流程优化迫在眉睫。 -
系统割裂的隐患
系统之间的割裂，使得数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分别分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就导致财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。审批流程优化成为了打破这一困境的关键。 -
业务复杂的挑战
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了管理的难度。在这样复杂的业务环境下，审批流程优化显得尤为重要。 -
组织架构的难题
随着公司组织架构扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部和分公司的出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。这一系列问题严重影响了工作效率，审批流程优化成为了提升组织效能的必要手段。
智慧良方：合思的解决方案
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系统集成：打破数据孤岛
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是重要的一环。通过将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，以及将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作的时代，为审批流程优化奠定了坚实的基础。 -
无需报销：重塑商旅出行流程
合思的“无需报销”模式，对动力源的商旅出行流程进行了颠覆性的重塑。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员则可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一模式不仅简化了报销流程，还提高了审批效率，是审批流程优化的重要体现。 -
强大连接：打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的连接能力。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率，为审批流程优化提供了有力的技术支持。
精细雕琢：解决方案的实施过程
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系统集成先行
在解决方案的实施过程中，首先进行的是系统集成。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，为后续的业务流程优化奠定了基础。通过这一步骤，实现了数据的互通和共享，为审批流程优化提供了数据支撑。 -
无需报销落地
在无需报销的商旅出行流程方面，员工按照申请单和差标进行消费，财务按照设定的规则进行统一对账、拆分子对账单、发起审批和创建结算单等操作。这一过程中，各个环节紧密配合，确保了流程的顺畅运行，进一步优化了审批流程。 -
第三方系统对接
通过开放接口和自定义流程引擎技术，实现了与第三方系统的对接。这使得业务数据能够跨系统同步应用，确保了信息的及时传递和共享，提高了业务处理的效率，为审批流程优化提供了全方位的保障。
显著成效：转型带来的成果与效益
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操作体验革新
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这一显著的变化，得益于审批流程优化，让员工能够更加便捷地完成报销工作。 -
成本节约与体验提升
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步优化了审批流程，提高了员工的满意度。 -
费控合规与精力释放
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以投入到更有价值的工作中去，这也是审批流程优化带来的重要成果。 -
全程管控与决策升级
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，充分体现了审批流程优化对企业管理的重要意义。
高度认可：动力源的评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”众多像动力源这样的企业，在合思的帮助下实现了财务数字化转型，取得了显著的成效。
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