在企业数字化转型的浪潮中，财务数字化已成为众多企业提升管理效率、降低成本的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展，动力源在财务管理方面也面临着诸多挑战。合思凭借其专业的财务数字化解决方案，为动力源提供了有力支持，其中实时报销状态跟踪功能更是极大地提升了报销效率和管理水平。
动力源：业务背后的财务痛点
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但随着时间的推移，这些系统逐渐暴露出一些问题。整体流程复杂，系统之间存在较高的壁垒，实际效果与预期差距较大。
到了2021年，动力源与合思合作时，问题更加凸显。多系统操作体验差，员工在提交申请单时需要在各系统间频繁切换，报销数据还需财务手工录入系统，发票验真等工作也只能手工进行，这就导致假票等情况难以避免。而且系统割裂、数据分散、信息滞后，同一个报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动，财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息。
另外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐，不同类型费用的支付方式也各不相同。在这样的情况下，实时报销状态跟踪变得尤为重要，员工和管理者都渴望能够及时了解报销的进展情况。
合思方案：打通财务数字化任督二脉
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系统集成：数据互通的桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，也为实时报销状态跟踪提供了基础数据支持。员工在提交报销申请后，系统能够及时获取相关信息，确保报销流程的顺利进行。 -
无需报销：提升员工幸福感与合规性
合思的无需报销方案让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。在这个过程中，员工可以实时跟踪报销状态，了解自己的报销是否已经通过审批、是否完成结算等。 -
强大连接：打破数据流转壁垒
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转壁垒，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。同时，员工和管理者可以通过系统实时获取报销状态的更新，实现实时报销状态跟踪，及时掌握报销的进度。
实施步骤：稳扎稳打推进转型
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深入了解：精准把握痛点
合思团队深入了解动力源的业务流程和痛点，进行系统集成的前期准备工作。他们与动力源各系统的数据对接测试，确保系统之间能够顺利交互数据。通过这个过程，合思能够准确把握动力源在报销管理方面的需求，为后续的实时报销状态跟踪功能的实现奠定基础。 -
培训赋能：熟悉系统操作
为了让动力源员工能够更好地使用合思费控系统，合思对员工进行了培训。培训内容包括无需报销功能的使用方法等，让员工熟悉系统的操作流程。在培训过程中，员工了解到如何通过系统实时查询报销状态，掌握了实时报销状态跟踪的方法。 -
持续跟踪：确保系统稳定
在系统上线后，合思持续跟踪系统运行情况，及时解决出现的问题，确保系统稳定运行。实时报销状态跟踪功能的正常运行离不开系统的稳定支持，合思通过不断优化系统，保障了员工和管理者能够随时获取准确的报销状态信息。
成果效益：降本增效显著提升
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操作体验革新：报销效率大幅提升
通过多系统集成，数据实现了互通，操作体验得到全面革新。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。实时报销状态跟踪功能让员工能够及时了解报销进度，减少了不必要的等待时间，提高了工作效率。 -
成本节约：会计工作量大幅缩减
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再进行繁琐的手工录入和统计工作，更多的精力可以放在更有价值的工作上。实时报销状态跟踪功能让财务人员能够实时掌握报销情况，及时处理异常情况，提高了财务管理的效率。 -
流程简化：员工填报时间缩短
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。员工可以通过系统实时跟踪报销状态，了解自己的报销是否符合标准，是否存在异常情况。 -
合规管控：财务审批更有依据
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力。实时报销状态跟踪功能为财务审批提供了实时数据支持，确保报销流程的合规性。
动力源评价：合作开启新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。实时报销状态跟踪功能得到了动力源员工和管理者的一致认可，为企业的财务管理带来了极大的便利。
在当前的经济环境下，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已帮助众多像动力源这样的企业解决财务难题，提升财务管理效率。如果您的企业也面临类似的财务挑战，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅。实时报销状态跟踪功能将为您的企业带来更高效、更便捷的报销管理体验。点击免费试用，感受合思财务数字化解决方案的魅力！
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