在数字阅读领域，有这样一家知名头部品牌，它凭借丰富的内容资源和创新的服务模式，在行业内占据着重要地位，深受广大读者的喜爱。然而，随着企业的不断发展壮大，其在财务管理方面逐渐暴露出一些问题，尤其是旅行费用报销环节，数据分散、处理效率低、成本高以及合规风险等状况日益凸显，严重制约了企业的进一步发展。合思，作为专业的财务数智化服务提供商，敏锐地察觉到了该企业的困境，为其量身定制了一套针对性的解决方案，助力企业在财务管理上实现了质的飞跃。
业务迷宫：数字阅读巨头的报销困境
该客户作为数字阅读行业的佼佼者，业务广泛且复杂。其数据如同散落在各个角落的珍珠，分散在内部多个系统之中，业务流程也像断裂的链条，缺乏连贯性。这就导致数据整合犹如在茫茫大海中捞针，难度极大。在旅行费用报销方面，费用管控更是无法有效落地，预算超标情况频繁发生，让企业的财务规划陷入了混乱。
每个财务月，该企业均需处理500 + 张单据，财务人员需要将全量的原始凭证与财务凭证进行打印粘贴。这些工作如同机械般重复，不仅耗费大量时间和精力，而且价值极低。财务人员长期陷入这种低价值的工作中，人效低下，无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
同时，全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这不仅造成了每月大量的纸张浪费，还带来了一系列的管理难题。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，当业务部门需要借阅历史资料时，财务人员需要在海量的纸质文件中翻找，效率极低，根本无法适应企业快速扩张的需求。旅行费用报销在这样的环境下，变得繁琐且低效。
破局之钥：合思的报销解决方案
合思深入了解该客户的困境后，为其提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，旨在助力企业完成业财平台建设。这个方案就像是一把精准的钥匙，能够有效解决企业在旅行费用报销以及整体财务管理方面的难题。
该方案具有两大显著优势。一是保证财务准确性，使审计能够顺利通过，完全符合上市要求。对于企业来说，准确的财务数据是其健康发展的基石，也是赢得投资者信任的关键。二是提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计能够达到T + 5。这意味着企业能够更快地掌握财务状况，为决策提供更及时的数据支持。在旅行费用报销方面，这一方案能够让费用数据及时准确地入账，避免了以往因数据处理不及时而导致的预算超支等问题。
精细部署：方案实施步步为营
合思深知，一个好的解决方案需要精细的实施才能发挥出最大的效果。因此，在为该客户实施解决方案的过程中，合思采取了一系列严谨的步骤。
首先，合思深入了解客户的业务流程和痛点。通过与客户的财务、业务等部门进行深入沟通，合思的专业团队详细了解了企业在旅行费用报销以及其他财务管理环节的具体情况，就像一位经验丰富的医生，为企业进行了全面的“体检”。
然后，针对性地搭建适配的系统架构。根据客户的实际需求和业务特点，合思为其量身定制了一套系统架构，确保系统能够与企业的现有业务流程完美融合。这个系统架构就像是一座坚固的大厦框架，为后续的系统运行提供了坚实的基础。
接下来，对客户员工进行系统操作培训。合思组织了专业的培训团队，为客户的员工进行了全面的系统操作培训，确保员工能够熟练使用新系统。在旅行费用报销方面，员工能够通过新系统轻松完成费用的提交、审批等操作，大大提高了报销效率。
最后，逐步将客户的各项财务业务迁移至合思系统，实现平稳过渡。合思采用了循序渐进的方式，避免了因系统切换而给企业带来的业务中断和混乱。在迁移过程中，合思的技术团队全程监控，确保每一个环节都顺利进行。
显著成效：报销变革带来多重收益
通过合思的解决方案和精细实施，该客户在旅行费用报销以及整体财务管理方面取得了显著的成果，实现了增效、降本、合规和先进等多方面的效益。
在增效方面，新系统让企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费时间进行单点沟通。同时，档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。企业还形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，实物档案查找效率也大幅提高。在旅行费用报销环节，员工能够更快地完成报销流程，财务人员也能够更高效地处理报销数据。
在降本方面，新系统减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，以及财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。此外，还减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。旅行费用报销的成本得到了有效控制，企业的资源得到了更合理的利用。
在合规方面，发票OCR识别验真功能有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。同时，保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在旅行费用报销中，每一笔费用都能够得到严格的审核和管理，确保了企业的财务合规。
在先进方面，新系统灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。同时，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。旅行费用报销变得更加便捷、高效和环保。
客户盛赞：报销难题迎刃而解
该客户对合思的解决方案给予了高度评价。客户表示，合思的解决方案有效解决了企业在旅行费用报销以及财务管理方面的痛点，提升了工作效率，降低了成本。新系统操作简便，员工容易上手，大大减轻了财务人员的工作负担。财务数据更加准确、及时，为企业决策提供了有力支持。合思的解决方案就像是一场及时雨，让企业在财务管理的道路上走得更加稳健。
在当前竞争激烈的市场环境下，企业对于财务管理的要求越来越高。旅行费用报销作为企业财务管理的重要环节，其效率和准确性直接影响着企业的运营成本和决策质量。合思拥有专业的团队和丰富的经验，能够为企业提供定制化的财务数智化解决方案。选择合思，企业可以实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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