在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是众多国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化转型和跨部门报销管理方面也曾面临诸多难题，而合思的出现，为其带来了全新的解决方案。
动力源业务背景：转型困境凸显跨部门报销管理难题
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。当时，企业自建了多个系统，试图以此提升财务管理效率。然而，实际情况却不尽如人意。
首先，整体流程复杂、系统壁垒高，与预期差距较大。多系统操作体验差，员工在进行跨部门报销管理时，申请单需在各系统间频繁切换提交，这不仅耗费大量时间，还容易出错。财务人员在处理报销数据时，需要手工录入，发票验真、查重也都依靠手工进行，基础工作占据了他们大量的时间和精力。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题十分严重。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，在跨部门报销管理中难以做出准确的决策。
另外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了跨部门报销管理的难度。
合思解决方案：精准施策破解跨部门报销管理困局
面对动力源在跨部门报销管理方面的诸多难题，合思提供了一套全面而有效的解决方案。
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系统集成打通数据壁垒
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了不同系统之间的数据壁垒，为跨部门报销管理提供了准确的数据支持。 -
无需报销革新报销体验
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作极大地简化了跨部门报销管理流程，提高了工作效率。 -
强大系统连接能力促进数据流转
合思利用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这种强大的系统连接能力打破了数据流转壁垒，待审批信息可以自动同步各部门负责人，业务数据能够跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为跨部门报销管理提供了有力的技术保障。
方案实施过程：步步为营确保跨部门报销管理优化
合思团队与动力源紧密合作，有条不紊地推进解决方案的实施。
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全面梳理与分析
合思团队对动力源现有系统和业务流程进行了全面梳理和分析。他们深入了解动力源在跨部门报销管理方面的具体需求和痛点，为后续的系统集成和流程优化奠定了基础。 -
系统集成对接
完成系统集成的各项对接工作是关键的一步。合思团队确保动力源HR系统、BPM系统与合思费控之间的数据能够准确同步和流畅交互，实现了数据的实时共享，为跨部门报销管理提供了数据支撑。 -
员工培训与推广
为了让动力源员工熟悉无需报销的新流程和操作方式，合思为员工提供了专业的培训。通过培训，员工能够快速掌握新的报销流程，提高了工作效率，也提升了跨部门报销管理的用户体验。 -
持续优化与改进
合思并没有在方案实施后就停滞不前，而是持续优化系统和流程。根据动力源的反馈和实际使用情况，他们及时进行调整和改进，确保解决方案能够始终适应动力源不断变化的业务需求，持续提升跨部门报销管理的水平。
成果效益：显著提升跨部门报销管理效能
通过合思解决方案的实施，动力源在跨部门报销管理方面取得了显著的成果和效益。
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操作体验革新与效率提升
多系统集成后，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。员工在跨部门报销管理中的操作更加便捷，节省了大量时间和精力。 -
会计工作量缩减与成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础工作中解脱出来，能够将更多的精力投入到更有价值的财务管理工作中。 -
员工体验提升与流程简化
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工在跨部门报销管理中的使用体验。 -
费控合规与结算统一
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着财务数字化转型和跨部门报销管理的难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。点击免费试用，开启企业跨部门报销管理的数字化转型之旅！
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