合思档案：助力企业电子会计档案管理数字化转型

在企业数字化转型的浪潮中，各类业务系统如 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等纷纷上线，解决了线上业务处理的问题。然而，在档案归档和储存环节，企业依旧面临着纸质文件储存的难题，以及数据存储线下载体的困扰。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。无论是政策的推动、合规的要求，还是在当前经济环境下企业降本增效的目标，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。

合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。旗下的合思档案，更是提供了领先的单套制电子会计档案管理平台及多种解决方案。自成立以来，合思累计融资超 15 亿元人民币，秉持以客户为中心的服务理念，在全国多地设立研发中心和直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，为企业的财务数字化转型提供了有力的支持。

政策与数电票催生档案管理新挑战

2025 年，数电票将实现全覆盖，这让企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，政策明确肯定了电子发票接收和电子凭证的法律效力，大力推动电子凭证全流程标准化无纸化处理。

因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。同时，电子会计档案管理需高度关注档案全生命周期管理闭环，从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力。电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，企业还需建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。

企业档案管理痛点剖析

企业高管在纸质档案管理方面面临诸多困境。一方面，纸质档案管理成本高昂，储存占地空间大；另一方面，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员则需要处理大量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地降低了工作热情。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗费时间，影响了工作效率。

企业还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。

合思档案全方位解决方案策略

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的深度融合。它为不同角色提供针对性解决方案，为 CEO/高管沉淀数据资产、保障合规管理；为归档员/财务提高工作效率、实现数据全流程透明流转；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源，提供财务审计支持。

合思档案的解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装等特点。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案，预置规则引擎自动匹配业务数据，在确保档案完整性的同时，实现自由穿透档案链。通过合思档案，企业能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

合思档案核心模块揭秘

• 大数据解决方案
  支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值，为财务审计支持提供了坚实的数据基础。

• 档案扩展解决方案
  拥有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，为财务审计支持提供更全面的档案信息。

• 证据链完整性解决方案
  通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规，确保财务审计支持的准确性和可靠性。

• 数电票解决方案
  提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，为财务审计支持提供清晰的数电票管理流程。

合思档案竞争优势突显

• 显著的降本增效
  合思档案能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现管理合规性。具体而言，可节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升 90%，管理合规性达到 100%，有效降低企业成本，为财务审计支持提供良好的成本效益环境。

• 广泛连接的能力
  它能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。支持多种格式和众多合作伙伴系统，确保数据的全面性和准确性，为财务审计支持提供丰富的数据来源。

• 100%自动归档
  强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。例如，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，提高工作效率，为财务审计支持提供高效的档案管理流程。

• 符合国家政策要求
  合思档案严格遵循电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求。通过国家四部委官方试点 100%成功验收，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等，为财务审计支持提供合规保障。

成功案例见证实力

• 某企业年单据量 2.6 亿
  该企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。例如，凭证总量 14W + ，单据总量 50W + ，某月入库数据加载 30s、关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次，为财务审计支持提供了高效准确的数据基础。

• 某集团型企业
  作为世界上最大的重型装备制造商之一，该集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，为财务审计支持提供了良好的档案管理环境。

• 某企业
  该企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，为财务审计支持提供了高效的档案查询和管理方式。

• 某民办教育集团
  作为中国最大的 K12 民办教育集团之一，该集团面临采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，为财务审计支持提供了便捷的档案管理模式。

合思完善服务体系护航

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思的地点包括北京、上海、杭州等多个城市，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码可供联系。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。为不同角色的客户提供针对性服务，如为 CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供不同的解决方案，满足其不同需求，提供全方位的财务审计支持。

电子会计档案是企业数字化建设的必然选择，它能够实现企业全面数字化，解决企业在档案管理方面的诸多问题。合思档案以其领先的单套制电子会计档案管理平台和多种解决方案，具备降本增效、广泛连接、自动归档、合规性强等优势，能有效帮助企业解决档案管理痛点。众多成功案例证明了合思档案的有效性和实用性，能为企业带来显著的管理成效和成本效益。合思拥有完善的服务体系，以客户为中心，持续迭代产品，为企业提供全方位的支持和服务，助力企业在数字化转型中取得成功。

如果您想体验合思档案为企业带来的高效电子会计档案管理，不妨点击免费试用，开启企业数字化转型新征程！