在当今竞争激烈的商业世界中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便已成立，更是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即使是这样一家实力雄厚的企业，在跨部门报销管理等财务工作方面，也面临着诸多挑战。
动力源跨部门报销管理困局
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转型之路的坎坷开端
2011年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合的征程，自建了多个系统。但理想很丰满，现实很骨感。整体流程变得异常复杂，各个系统之间仿佛竖起了一道道无形的壁垒，数据难以流通，这与预期的高效协同效果差距较大。在这种情况下，跨部门报销管理工作也受到了严重影响，不同部门之间的数据难以整合，报销流程变得繁琐不堪。 -
操作体验差与合规难题
到了2021年，多系统操作体验差的问题愈发凸显。员工在进行报销申请时，需要在各个系统之间频繁切换提交申请单，这不仅浪费了大量时间，还容易出现信息遗漏。而对于财务人员来说，报销数据需要手工录入，发票验真等工作也都要手工进行，大量的基础性工作占据了他们的大部分时间。在跨部门报销管理中，这种手工操作的方式使得合规审查变得异常困难，容易出现错误和漏洞。 -
系统割裂与数据滞后
系统之间的割裂导致数据分散，同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息。在跨部门报销管理中，这种信息滞后的情况使得各部门之间无法及时沟通和协调，影响了整个企业的运营效率。 -
业务复杂与稽核繁琐
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也不同，这进一步增加了跨部门报销管理的难度。
合思为动力源量身定制解决方案
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系统集成：打破数据壁垒
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的数据壁垒，使得跨部门报销管理中的数据能够更加流畅地流通。 -
无需报销：重塑商旅流程
在产品应用上，合思推出了无需报销的模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式极大地简化了跨部门报销管理的流程，提高了工作效率。 -
强大连接能力：加速业务处理
合思的系统连接能力非常强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为跨部门报销管理提供了有力的支持。
解决方案的实施步骤
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全面梳理与需求确定
合思团队与动力源紧密合作，首先对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理和分析。他们深入了解动力源在跨部门报销管理等方面的痛点和需求，确定了系统集成和功能应用的具体需求。这一步骤为后续的系统对接和数据同步奠定了坚实的基础。 -
系统对接与数据同步
按照规划，合思逐步进行系统对接和数据同步工作。他们将HR系统、BPM系统等与合思费控系统完成集成，使得各个系统之间能够实现数据的互通。在这个过程中，合思团队克服了各种技术难题，确保了系统的稳定运行，为跨部门报销管理提供了技术保障。 -
员工培训与流程熟悉
为了让动力源的员工能够更好地使用新的系统和流程，合思对动力源员工进行了培训。培训内容包括新的无需报销流程和系统操作方法，使得员工能够快速熟悉并掌握新的跨部门报销管理方式，提高了工作效率。
显著成果与效益提升
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操作体验革新与效率提升
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。在跨部门报销管理中，员工无需再在多个系统之间频繁切换，报销流程变得更加顺畅，大大提高了员工的工作满意度。 -
会计工作量缩减与成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量时间进行手工录入和发票验真等工作，而是可以将更多的精力放在更有价值的工作上。这不仅提高了财务工作的效率，也为企业节约了成本，在跨部门报销管理中体现了显著的效益。 -
员工体验优化与消费便捷
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。在跨部门报销管理中，员工能够更加便捷地完成报销流程，提高了工作积极性。 -
财务审批合规与工作减负
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将时间花费在发票校验真伪等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作，在跨部门报销管理中实现了质的飞跃。
动力源的高度评价与反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在跨部门报销管理等方面工作的高度认可。
如动力源一样，众多企业在合思的助力下实现了财务数字化转型，取得了显著的效益。如果您的企业也面临跨部门报销管理等财务数字化难题，不妨选择合思，开启降本增效、合规经营和低碳运营之旅。现在点击免费试用，让合思为您的企业带来全新的财务管理体验！
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