在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，然而企业在这条转型之路上却面临着诸多痛点。传统报销模式下，会计凭证存在“接收难、入账难、归档难”等问题。大量的纸质档案管理不仅对空间和人力有着巨大的要求，成本居高不下，还存在着合规风险。电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的难题，严重制约了企业财务工作的效率和质量。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到了企业的困境。自2014年创立以来，这家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已累计融资超15亿元人民币，在全国拥有广泛的服务网络和众多客户。为了帮助企业顺利实现电子凭证数字化转型，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了一套完善的报销流程优化方案。
合思档案：打造全流程管理蓝图
合思档案的功能蓝图犹如一幅精密的画卷，为企业的财务档案管理勾勒出了清晰的方向。它具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案拥有外部生态和内部系统两大支撑。外部生态借助OCR识别、RPA技术等先进手段，能够高效准确地采集各类电子凭证；内部系统则通过EAI插件、API接口等方式，与企业内部的各个系统实现无缝对接。预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，确保电子凭证在归档前得到妥善处理。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，为企业提供了全方位的档案管理保障。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，帮助企业更好地利用档案数据，为决策提供有力支持。
全流程实现合规化、自动化、数字化是合思档案的核心目标。在档案采集环节，开放式接口互联和自主采集的方式，让企业能够轻松获取各类电子凭证；大文件自动切割和数电票自动化解析功能，进一步提高了采集效率。档案制档环节，智能关联和自动组装功能，能够快速准确地将相关凭证进行组合；四性检测、业务检测和自定义版式文件功能，确保档案的合规性和规范性。档案管理环节，精准权限管控和档案目录灵活扩展功能，保障了档案数据的安全性和可扩展性；水印管理和符合国标要求的档号编制，为档案的管理和使用提供了便利。档案利用环节，多维检索和一站式预览功能，让企业能够快速找到所需的档案；在线借阅和异构系统联查功能，提高了档案的利用效率；实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，实现了实物档案和电子档案的一体化管理。
通过合思档案的实施，企业能够实现流程顺畅、效率提升，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合，建立完整的财务证据链，最终实现全面无纸化。这无疑为企业提供了一套卓越的报销流程优化方案。
核心优势：自动化与数据同源铸就高效节约
合思档案的核心功能与优势，犹如璀璨的明珠，在企业财务档案管理领域闪耀着独特的光芒。自动化归档是合思档案的一大亮点，它让企业告别了繁琐的重复性工作，使档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
成本节约是合思档案的另一大优势。在耗材成本方面，企业可以通过节约纸张数量，降低单张打印成本。以一张打印纸成本0.5元（含纸张、打印机、打印耗材等）计算，企业可以节省大量的费用。在存储成本方面，合思档案可以减少档案柜成本和档案室成本。在人力成本方面，通过减少档案整理耗时，降低档案整理人员的工作量，从而节约人力成本。
以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本可达675元，年节约档案室成本可达14,235元，年节约人力成本可达24,000元，年总节约成本可达338,910元。这充分展示了合思档案在成本节约方面的显著效果，为企业提供了一套极具价值的报销流程优化方案。
此外，合思档案还能保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。在审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员可以通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。
应用案例：多行业见证合思档案卓越成效
合思档案的卓越性能在不同行业的实际应用中得到了充分验证。以下是一些典型的应用案例，展示了合思档案在解决企业财务档案管理问题方面的强大能力，也为企业提供了优秀的报销流程优化方案参考。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。合思档案解决了该公司归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，实现了数据同源、自动组装审计便捷、实物高效管理。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。实现了无纸化管理、去人工化、资产化，为企业的发展注入了强大的动力。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到了100%。实现了统一存储、业务证据链完整、数据共享一站式查阅、银行回单无纸化，提升了企业的财务管理水平。
海亮教育科技服务集团通过使用合思档案，档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。通过档案数据来源整合、会计类档案管理范围明确、自动归档、自助OA、集成金蝶EAS、实物档案数字化处理等方式，解决了数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题。
这些成功案例充分证明了合思档案在不同行业的适用性和有效性，为企业提供了可借鉴的报销流程优化方案。
在当前数字化转型的浪潮中，合思档案无疑是企业实现财务数智化转型、降本增效的得力助手。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择了合思，众多成功案例可供企业参考。
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