在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证的变革正以锐不可当之势重塑着企业的财务管理格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如催化剂，让我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账、归档等“最后一公里”难题即将全面攻克，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，敏锐洞察到行业的发展趋势，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业内的深度应用和丰富案例经验，精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了具有极高参考价值和借鉴意义的《电子会计档案实践案例集》。其中，好想你健康食品股份有限公司的成功案例尤为引人注目。好想你成立于1992年，2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。接下来，让我们深入了解合思档案是如何助力好想你解决电子文档归档难题的。
好想你电子文档归档痛点大揭秘
在传统的财务管理模式下，好想你在电子文档归档方面遭遇了诸多棘手问题，这些问题如同沉重的枷锁，严重制约着企业的发展。
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归档难题：时间黑洞与遗失隐患
财务归档工作犹如一场与时间的赛跑，但好想你却在这场赛跑中举步维艰。每到归档时，财务人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在浩如烟海的财务资料中，逐一核对这些信息，就像在茫茫大海中寻找针一般困难。而且，即便财务人员投入了大量精力，档案遗失的情况仍难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务数据的完整性，还可能给企业带来潜在的风险。 -
查找困境：时空枷锁下的低效之旅
纸质档案就像被禁锢在时间和空间的牢笼里，查找起来困难重重。当需要查阅某份档案时，工作人员往往需要耗费大量时间在堆积如山的纸质文件中翻找。而且，受限于物理空间和时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还可能导致重要决策因无法及时获取档案信息而延误。 -
成本重负：空间与人力的双重压力
大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大的要求。为了存放这些纸质档案，企业需要租赁专门的仓库，这无疑增加了企业的运营成本。同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和查找工作，人力成本也不容小觑。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，降低成本成为企业生存和发展的关键。而纸质档案管理的高成本无疑给企业带来了沉重的负担。 -
合规危机：数据安全与保存的隐忧
纸质档案管理办法在数据安全和保存方面存在诸多不足。无法保证电子原文件的长期保存，随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、褪色等问题，导致数据丢失。而且，也无法确保数据的安全可用，容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响。在日益严格的监管环境下，这种管理方式显然无法满足企业合规经营的要求。
合思档案：好想你电子文档归档的破局良方
面对好想你在电子文档归档方面的重重难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为好想你量身定制了一套全面的解决方案。
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打破壁垒数据同源：开启便捷高效之门
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。为财务人员提供了便捷的利用方式，只需一键联查，就能轻松获取相关的财务信息。这不仅有效提升了工作效率，还减少了人为错误的发生。财务人员无需再在不同的系统和文件中来回切换，节省了大量的时间和精力。同时，数据的同源性也保证了财务信息的准确性和一致性，为企业的决策提供了可靠的依据。 -
自动组装审计便捷：提升审计效率新利器
在审计方面，合思档案采用了创新的方式。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。系统能够自动对财务数据进行组装和整理，生成符合审计要求的报告。审计人员无需再花费大量时间对纸质档案进行逐一核对，只需通过系统即可快速获取所需的信息。这不仅缩短了审计周期，还提高了审计的准确性和可靠性。 -
实物高效管理：虚拟与现实的完美融合
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，就能快速定位实物档案的位置。这大大提高了档案查阅的效率，减少了查找实物档案的时间。同时，虚拟档案库房还可以对实物档案进行实时监控和管理，确保档案的安全和完整。此外，系统还支持实物混序归档和可视化盘点档案数据，进一步提升了档案管理的效率和准确性。 -
全流程合规自动化数字化：合思档案的核心优势
合思档案系统具备一系列强大的功能，通过开放式接口互联自主采集，能够自动获取各种财务数据。大文件自动切割功能可以将大型文件分割成多个小文件，方便存储和管理。数电票自动化解析功能能够快速准确地识别数电票的信息，提高数据录入的效率。智能关联自动组装功能可以将相关的财务数据自动关联和组装在一起，形成完整的财务档案。四性检测、业务检测和自定义版式文件功能可以确保财务档案的合规性和准确性。精准权限管控和档案目录灵活扩展功能可以根据不同的用户角色和需求，设置不同的访问权限，同时方便企业对档案目录进行管理和扩展。水印管理和档号符合国标要求功能可以保证档案的安全性和规范性。多维检索和一站式预览功能可以让用户通过多种方式快速查找所需的档案，并在一个界面上预览档案的内容。在线借阅和异构系统联查功能可以方便用户在线借阅档案，并与其他系统进行数据交互。通过这些功能，合思档案实现了电子文档归档全流程的合规化、自动化和数字化。
合思档案为好想你带来的显著成果
合思档案解决方案的实施，为好想你带来了显著的成果，让企业在电子文档归档方面实现了质的飞跃。
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时间成本大幅降低
在合思档案的助力下，好想你在电子文档归档方面的人工耗时大幅减少。减少了90%的人工耗时，这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这不仅提高了工作效率，还提升了企业的整体运营效率。 -
综合成本显著下降
预计合思档案的应用将为好想你每年减少综合成本20万元。通过降低纸质档案管理的空间和人力成本，以及提高工作效率带来的间接成本降低，企业的运营成本得到了有效控制。在当前经济环境下，这对于企业的生存和发展具有重要意义。
合思档案在帮助好想你解决电子文档归档难题的过程中，展现出了强大的实力和价值。它不仅帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。未来，合思将继续凭借专业的技术和优质的服务，为更多企业提供财务数智化解决方案。
如果您的企业也面临着电子文档归档的难题，不妨加入合思，共同开启财务数智化的新篇章。如需了解更多合思档案信息，可拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com ，还可免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷与高效。
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