在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型之路上留下了浓墨重彩的一笔。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，凭借在电力、电子及信息化技术领域的研发和技术优势，成为了中国铁塔、中国移动、中国联通、中国电信、阿里巴巴、百度、腾讯等国际知名企业的设备主流供应商。其产品更是广泛应用于国家体育场、国家奥林匹克体育中心、上海世博园、港珠澳大桥、大兴国际机场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在辉煌的背后，动力源在跨部门报销管理等财务数字化方面却面临着诸多挑战。
动力源跨部门报销管理困境：传统模式的重重枷锁
2011年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发报销系统。虽然部分操作流程实现了线上化，但整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作体验差成为员工的一大困扰。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这使得假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了员工和财务人员大量的时间，跨部门报销管理的效率十分低下。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的严重问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，跨部门报销管理的精准性和及时性受到极大影响。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，进一步加剧了跨部门报销管理的难度。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这使得报销流程更加复杂。
合思解决方案：为跨部门报销管理破局
面对动力源在跨部门报销管理方面的诸多困境，合思提供了一套全面的解决方案。
首先，在数据同步方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。这使得各部门之间的数据能够互联互通，为跨部门报销管理提供了坚实的数据基础。
其次，合思推出的无需报销模式，颠覆性重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大简化了跨部门报销管理的流程。
再者，合思系统连接能力强。采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，有效提升了跨部门报销管理的协同性。
方案实施：步步为营打造高效报销体系
合思团队深知，一套好的解决方案需要科学合理的实施过程才能发挥最大效果。在为动力源实施解决方案时，合思团队与动力源相关部门紧密沟通，进行系统集成的前期调研和准备工作，确定数据同步的具体方式和规则。
为了让动力源员工能够熟练使用新的报销系统和流程，合思对员工进行了全面的培训，使其熟悉无需报销的新流程和系统操作方法。在培训过程中，员工逐渐认识到新流程将为跨部门报销管理带来的便利和高效。
在系统上线过程中，合思逐步推进各个功能模块的启用和测试，确保系统的稳定运行。从数据同步功能的测试，到无需报销流程的实际操作验证，每一个环节都经过了严格的把关，为动力源的跨部门报销管理提供了稳定可靠的系统支持。
实施成果：跨部门报销管理焕发出新活力
经过合思解决方案的实施，动力源在跨部门报销管理方面取得了显著的成果。
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地获得报销款项，将更多的精力投入到业务工作中，跨部门报销管理的效率得到了质的提升。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和战略规划等，跨部门报销管理的成本得到了有效控制。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的满意度，跨部门报销管理的用户体验得到了显著改善。
财务审批有了明确的依据，费控更合规，结算更统一。财务制度能够更好地落地执行，降低了财务风险，跨部门报销管理的规范性和合规性得到了加强。
动力源反馈：高度认可合思跨部门报销管理方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思在跨部门报销管理方面解决方案的高度认可。
行动号召：开启跨部门报销管理数字化之旅
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，特别是在跨部门报销管理方面存在效率低下、流程复杂等问题，不妨选择合思。我们将为您提供专业的解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。合思的跨部门报销管理方案已经在动力源等企业取得了显著成效，相信也能为您的企业带来全新的变革。现在点击免费试用，让您的企业开启高效、智能的跨部门报销管理新时代！
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