在当今数字化浪潮中，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理直接面对新的难题，信息化建设的短板亟待弥补。在纸电混合的时代，企业各层级人员都在财务档案管理中遭遇了不同程度的困境。
企业高管为纸质档案的管理成本和储存空间问题而烦恼，巨大的花费和占地需求，加上档案数据难以分析利用，使得决策缺乏有力的数据支持。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的繁琐流程，耗费了大量的时间和精力。业务人员在报销时，也被繁琐的纸质票据流程所困扰，效率低下。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了专业的“电子会计档案管理平台”，助力企业适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
领先方案满足多元需求
合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖了电子档案和纸质档案的管理。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。合思档案的这些解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业提供全方位的档案管理支持。
强大功能打造高效管理
- 多源采集灵活便捷
合思档案支持接口互联和自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种多源采集的方式，让企业能够根据自身需求灵活选择采集方式，提高数据采集的效率。 - 智能制档精准高效
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能，字段映射让查阅更便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。智能制档功能让档案管理更加精准高效，减轻了财务人员的工作负担。 - 档案管理精细规范
档案管理包括权限管理和精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。精细规范的档案管理功能，确保了档案数据的安全性和规范性。 - 档案应用全面融合
档案应用实现了电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用。全面融合的档案应用功能，提高了档案的利用效率，为企业的决策提供了有力支持。
核心亮点彰显独特优势
- 合规性保障数据安全
合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理，满足国家档案局发布的相关规定，如《文书类电子档案检测一般要求》中的四性检测要求，还有基于企业不同业务场景的业务检测，保障业务数据完整性。合规性的保障，让企业在财务审计支持方面更加放心，确保了档案数据的安全性和可靠性。 - 高效性提升管理效能
具有高效性，大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。高效性的特点，使得企业在财务审计支持过程中能够快速获取所需数据，提高审计效率。 - 降本增效助力企业发展
显著的降本增效，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现档案不打印，助力企业“收紧钱袋子”，如70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升。降本增效的效果，让企业在当前经济环境下能够更好地控制成本，提高竞争力，同时也为财务审计支持提供了更有利的条件。 - 全链路打通数据价值
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。全链路的打通，使得企业在财务审计支持中能够获取更全面、准确的数据，为审计工作提供有力支持。
多元价值惠及不同角色
- CEO/高管：决策数智化
对于CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，绿色低碳运营。在财务审计支持方面，能够为高管提供更准确、全面的数据，支持决策的科学性。 - 归档员/财务：工作高效化
对于归档员/财务，可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在财务审计支持过程中，能够更快速、准确地提供审计所需数据，减轻工作负担。 - 外部审计：审计便捷化
对于外部审计，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。合思档案为外部审计提供了更便捷的财务审计支持，提高了审计效率和质量。
典型场景展现应用价值
- 企业费控报销场景
在企业费控报销场景中，合思档案可实现电子发票的采集、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等全流程自动化，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取，解决业务人员报销纸质票据流程繁琐的问题。在财务审计支持方面，能够提供清晰、完整的报销数据，便于审计人员进行审查。 - 档案查阅场景
档案查阅场景中，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。在财务审计支持中，能够让审计人员快速定位所需数据，提高审计效率。 - 实物档案管理场景
实物档案管理场景，在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。在财务审计支持方面，能够提供实物档案的详细信息，确保审计的全面性。 - 外部审计场景
外部审计场景，审计人员可通过证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，提高审计效率。合思档案为外部审计提供了强大的财务审计支持，保障了审计工作的顺利进行。
成功案例见证卓越成效
- 某企业：业财一体降本增效
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。在财务审计支持方面，为审计工作提供了高效、准确的数据支持。 - 集团型企业：标准化落地低碳环保
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在财务审计支持中，使得审计工作更加规范、高效。 - 某企业：统一储存节省成本
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题等。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在财务审计支持方面，为企业提供了更高效、准确的审计数据。 - 民办教育集团：简化流程提高效率
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在财务审计支持方面，为教育集团的审计工作提供了便利。
市场定位凸显独特价值
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户。具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。这些市场定位和差异化优势，使得合思档案在财务审计支持方面具有独特的价值。
合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。
合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想提升企业的财务档案管理水平，不妨免费试用合思档案，开启财务档案管理的新时代。
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